Je documenten bevatten kritieke informatie van je bedrijf. Gemiddeld besteden werknemers twee uur per dag aan het zoeken naar documenten. Onze document management solutions – ook wel managed document solutions of documentbeheer software genoemd – stellen bedrijven in staat om binnen enkele seconden de gewenste informatie te vinden.

Managed documents: Zoek en je zal vinden

Om informatie te vinden gebruiken veel mensen een zoekmachine zoals Google. Via een zoekopdracht krijgen we de informatie die we zoeken. Managed document solutions brengt deze functionaliteit naar een bedrijfsomgeving. Documenten worden vindbaar op basis van zowel de kenmerken als de inhoud van het bestand. Hierdoor is een onoverzichtelijke mappenstructuur voor documentbeheer niet langer nodig en vinden medewerkers de bestanden die ze zoeken binnen enkele seconden. Het zoeken, vinden en delen van documenten was niet eerder zo eenvoudig.

Slimme documentbeheer oplossing tegen steeds meer documenten

Sinds de digitalisering hebben bedrijven meer documenten dan ooit. Veel bedrijven werken met een mappenstructuur om orde aan te brengen in hun bestanden. Als niet iedere werknemer deze structuur volgt, ontstaat een wildgroei aan documenten én versies van die documenten.

Managed document solutions indexeert bestanden en plaatst ze op een vaste plek. Hierdoor raken ze niet langer zoek en wordt voorkomen dat er documenten ontstaan met onnavolgbare extensies, zoals offerte_def_def2_nu_echt_def.doc. Met managed document solutions zorgt Xcellent dat bedrijven zich kunnen focussen op waar het om draait: de inhoud.

Smart documents

Managed document solutions maakt documenten slim. Ze denken mee met jouw bedrijfsproces, zodat onnodig werk wordt geautomatiseerd en medewerkers efficiënter werken. Zoals bij facturen. Een middelgroot bedrijf verwerkt jaarlijks zo’n 20.000 facturen. Veel daarvan worden handmatig gecheckt.

Managed document solutions indexeert inkomende facturen en herkent kenmerken, zoals het bedrag, de bedrijfsnaam en het inkoopnummer. Klopt deze informatie met wat er in het inkoopsysteem staat? Zo ja, dan wordt de factuur klaargezet voor betaling. Klopt het niet, dan krijgt de verantwoordelijke een melding. Zo maken smart documents werken eenvoudiger, terwijl je volledig in controle bent over de gang van zaken.

Veiligheid en compliance bij documentbeheer

Een document delen is een kwestie van enkele muisklikken. Veel bedrijven vragen zich af hoe veilig is het is als kritieke bedrijfsinformatie zo eenvoudig kan worden gedeeld. Met managed document solutions is het misschien wel veiliger dan ooit. Door documenten te indexeren leert de technologie over de inhoud van documenten. Het toont welke medewerker toegang tot het document heeft, waar en wanneer het is geopend en welke wijzigingen er zijn gemaakt. Iedere aanpassing is te herleiden.

In het geval van datalekken is het belangrijk om de procedure op orde te hebben. Als er per ongeluk een keer iets misgaat, weet je waardoor het komt en wie ermee te maken heeft. Met het oog op de GDPR wetgeving voldoe je aan de regelgeving.

De voordelen van managed document solutions

  • Vind documenten binnen seconden
  • Automatiseer repetitief werk
  • Focus op de inhoud
  • Stop de wildgroei aan documenten

Document management solutions integreren in een bestaande IT infrastructuur

Ben je enthousiast geworden over document management solutions? De technologie is te integreren in zowel een bestaande als nieuwe IT infrastructuur. Neem contact op en we bespreken de mogelijkheden voor jouw bedrijf.

Edwin van Korlaar
Meer weten over document management solutions? Ik kan je alles vertellen over de voordelen van managed documents voor jouw organisatie. Stuur mij een bericht en ik neem contact met je op.
Contact
Bestel gratis het Outsourcing Performance onderzoek