Richard Groot Roessink / 14 januari 2021

Best gelezen blog 2020: De 5 meest gestelde vragen over vergaderen in Teams

Als IT-specialisten plaatsen we wekelijks blogs met interessante onderwerpen om onze klanten van zoveel mogelijk nuttige informatie te voorzien. Tientallen interessante onderwerpen zijn in 2020 de revue gepasseerd. Van cybersecurity tot handige tips en tricks voor veelgebruikte Office 365 apps. Qua populariteit stak er één blog het afgelopen jaar met kop en schouders bovenuit: ‘De 5 meest gestelde vragen over vergaderen in Teams’. En dat verbaast ons eigenlijk allerminst. Om verspreiding van Corona besmettingen zoveel mogelijk tegen te gaan, werd (waar mogelijk) werken vanuit huis sterk geadviseerd. Voor veel mensen was dat een nieuwe ervaring en dat geldt ook voor digitaal vergaderen. Microsoft Teams, een van de meest gebruikte Office 365 apps, nam vanaf maart 2020 een enorme vlucht. Ondanks het gebruiksvriendelijke karakter van Teams kregen wij veel vragen binnen over bepaalde functies en mogelijkheden. Daarom, speciaal voor onze klanten, posten we het best gelezen blog van 2020 nog een keer!

De 5 meest gestelde vragen over vergaderen in Teams

Voor we beginnen met het beantwoorden van de vijf meest gestelde vragen over online vergaderen in Teams, sommen we graag nog even de belangrijkste functionaliteiten voor je op. Handig als je geen zin hebt om veel verder te lezen en liever een training volgt bij een van onze Office 365 specialisten 😉. Binnen Teams geniet je van de volgende voordelen:

  • Teamleden binnen jouw organisatie, maar ook externen uitnodigen;
  • Venster of bureaublad delen tijdens de vergadering;
  • Opnemen van je vergadering (handig voor de vakantiegangers);
  • Real-time documenten delen, zoals PowerPoint presentaties of een Whiteboard.

vergadering-starten-teams

1. Hoe start ik een vergadering in Teams?

Een vergadering starten in Teams kan op verschillende manieren:

Vergadering inplannen voor een later tijdstip

Op een later moment vergaderen? Plan dan een vergadering in via het tabblad ‘agenda’. Geef vervolgens de vergadering een titel, selecteer een datum/tijdstip, kies je deelnemers en verstuur uitnodigingen. De vergadering wordt automatisch opgeslagen in de Agenda van deelnemers. Tenminste, als ze de vergadering accepteren via -> deelnemen: ‘ja’. Vlak voor aanvang krijgt iedereen nog een geheugensteuntje dat het bijna zover is. Je kan gewoon vanuit de Agenda (in Outlook of in Teams) de vergadering bijwonen door op de ‘deelnemen’ klikken. Je wordt nu doorgestuurd naar de vergadering in Teams. Als de rest nog niet zover is, krijgen zij een bericht dat je op ze wacht. Via een vergelijke weg plan je ook een vergadering direct vanuit je Outlook Agenda, zonder de Teams app te openen. Navigeer boven in de menubalk van Outlook naar Home -> ‘Nieuwe teams-vergadering’. De link om de vergadering te accepteren wordt onderaan de mail geplakt. Dus, versturen maar!

Direct een vergadering starten vanuit de Agenda

Een vergadering inplannen doe je dus via het tabblad ‘agenda’. Hier kan je ook spontaan een vergadering starten, door rechtsboven op ‘nu vergaderen’ te klikken!

Start een vergadering vanuit de chat

Een videogesprek kan ook spontaan worden gestart, rechtstreeks vanuit een 1-op-1 of groepschat. Dit kan met iedereen binnen jouw Teams, maar ook met andere leden van jouw organisatie; zónder daarbij een vergadering in te plannen. Deze gesprekken zijn 100% privé en niet te raadplegen in een teamgesprek door teamleden die niet deelnamen aan de meeting. Vermeldingen van deze gesprekken zijn wel zichtbaar in het chatgesprek.

Korte uitleg: Selecteer het tabblad ‘chat’ en kies een bestaand chatgesprek of start een ‘nieuwe chat’ via het De knop Nieuwe chat icoontje om een gesprekspartner toe te voegen. Dit kan een collega zijn, maar ook iemand van buiten de organisatie; een externe. Nu verschijnen rechtsboven 2 opties om een gesprek te starten:

–          video gesprek Knop Videogesprek
–          of audio gesprek De knop Oproepen

Gebruik het algemene zoekveld van Teams

Teams is uitgerust met allerlei handige ‘shortcuts’. Zo kan je in het algemene zoekveld (opdrachtveld) die zich bovenaan de app bevindt, diverse commando’s opgeven. Om direct een videogesprek met iemand te starten, typ je ‘/call’. In de Nederlandse versie werkt dit trouwens met ‘/bellen’. Daarna voer je een naam of telefoonnummer van degene(n) in die je wilt uitnodigen en de oproep wordt automatisch gestart.

2. Wie kan ik uitnodigen en hoe?

Je kunt eenvoudig je teamgenoten uitnodigen voor de vergadering door op de betreffende namen te klikken. Soms wil je echter ook externen uitnodigen, die dus niet binnen de organisatie werken en in veel gevallen (nog) geen Teams app hebben geïnstalleerd. Toch kun je ook externen gewoon uitnodigen, voer hiervoor (in plaats van de naam) een of meerdere e-mailadressen in. Ze ontvangen dan een link in de uitnodiging waarmee ze deel kunnen nemen. Ook zonder installatie, gewoon in de browser.

uitnodigen-teams

3. Hoe kan ik documenten laten zien tijdens de vergadering?

Zeker als je gezamenlijk werkt aan een projecten en nieuwe vorderingen wilt tonen, kan het handig zijn om documenten te delen tijdens een virtuele vergadering. Klik hiervoor op het ‘paperclip icoontje’ en kies het document die je wilt delen. Standaard vind je hier de opties Bureaublad, Vensters (actieve apps) PowerPoint presentaties en Whiteboard. Voor andere bestandstypen kies je voor de optie ‘bladeren’.

4. Hoe kan ik mijn vergadering opnemen?

Het kan handig zijn om je vergaderingen op te nemen. Bijvoorbeeld voor collega’s die op vakantie zijn. Of simpelweg als verslaglegging van jullie vergadering, zodat alle deelnemers deze achteraf kunnen raadplegen. Het opnemen van je vergadering doe je eenvoudig door op de drie puntjes van ‘meer opties’ te klikken. Kies dan voor ‘vergadering opnemen’. Goed om te weten: video wordt in Teams automatisch opgeslagen in Microsoft Stream; dit is de YouTube versie van Office 365. Na de vergadering krijg de persoon die de opname heeft gestart een e-mail van Stream, zodra de opname beschikbaar is.

vergadering opnemen teams

5. Hoe kan ik notuleren tijdens de vergadering?

Tijdens vergaderingen wordt er een hoop informatie met elkaar gedeeld. De agendapunten worden besproken, meningen worden gedeeld en afspraken worden gemaakt. Handig als je deze afspraken – net als tijdens fysieke vergaderingen – direct kunt vastleggen. Klik hiervoor op de puntjes (..) in het videogesprek en kies voor de optie ‘notities delen met anderen’. De notulen zijn nu tijdens en na de vergadering toegankelijk voor alle deelnemers. Scheelt jou weer een hoop mail. 😉

Nog even verder lezen of Teams demo filmpjes bekijken?

Dit waren onze antwoorden op de vijf meest gestelde vragen over online vergaderen in Teams. We hopen dat je iets gehad hebt aan de tips. Wil je graag meer weten of Microsoft Teams? Lees dan onze ‘gerelateerde artikelen’ en binnen no-time kent Teams geen geheimen meer voor jou! Liever een video instructie volgen? Bezoek dan het  trainingscenter van Microsoft.

Wil jij ook optimaal leren werken met Teams?

Om Microsoft Teams écht te laten integreren in jullie bedrijfsprocessen is het aan te raden om een in-house training te volgen. Zo leert jouw team of organisatie om effectief samen te werken. Dat bespaart een hoop tijd, energie én je verhoogt de productiviteit van jouw organisatie. Wij leren je graag de fijne kneepjes van Teams. Vraag gerust een adviesgesprek aan met één van onze Office 365 specialisten.

Wil jij meer handige tips ontvangen & op de hoogte blijven van ICT ontwikkelingen?

Wil jij graag meer weten over Microsoft Teams of één van de andere Office 365 apps? Schrijf je dan in op onze nieuwsbrief en blijf op de hoogte van onze nieuwste blogs, events en belangrijke ICT ontwikkelingen. Iedere maand lichten we een Office 365 applicatie uit en delen we op social media wekelijks onze nieuwste blogs. Stay tuned!

Richard Groot Roessink
Als Office 365 specialist bij Xcellent help ik je graag met vragen over het slim inrichten van je ICT omgeving én het optimaal gebruiken van de Office 365 applicaties. Stuur mij een bericht en ik neem contact met je op.

Contact