Profiel foto Richard Groot Roessink Richard Groot Roessink / 16 juli 2020

De 5 meest gestelde vragen over SharePoint

Veel medewerkers werken al dagelijks met SharePoint, de alleskunner van Office 365. Het fungeert als een soort spin in (of eigenlijk op) het web die alle andere apps, en data, met elkaar verbindt. Toch ontvangen we regelmatig vragen over de functionaliteiten ervan. Het platform biedt zoveel opties dat je soms de meest basale functies weleens over het hoofd ziet. Geen nood, je bent niet de enige. We delen graag onze kennis met je, lees hieronder de antwoorden op de 5 meest gestelde vragen over SharePoint.

1. Hoe kan ik zien of iemand iets heeft aangepast in een bestand?

Als je regelmatig samenwerkt, werk je vaak gelijktijdig, of kort na elkaar, aan het hetzelfde document. Dan wil je natuurlijk wel zeker weten dat je in het meest recente document werkt en wie er wijzigingen heeft aangebracht. Dit kun je zien in de documenten bibliotheek onder het kopje: “gewijzigd door”:

2. Mijn collega heeft een belangrijk stuk verwijderd, kan ik dit terughalen?

Wie herkent dit niet; je werkt samen aan een document, vraagt 1 of meerdere collega’s om je stuk te controleren en vervolgens ontvang je een gewijzigd document waar belangrijke delen zijn verdwenen. Paniek? Gelukkig niet, SharePoint bewaart gelukkig alle versies en wijzigingen dus je kunt eenvoudig je ontbrekende stuk tekst weer terug halen. Dit is op meerdere manieren te regelen maar de makkelijkste manier is via Office:

  • Open het betreffende Office bestand, in dit voorbeeld een Word bestand
  • Helemaal bovenin de Word balk zie je de datum waarop het bestand voor het laatst gewijzigd is, klik daarop en klik vervolgens op “versiegeschiedenis”
  • Kies vervolgens een versie die je wilt openen
  • Vervolgens kun je een document gaan vergelijken, zodat je de doorgevoerde wijzigingen kunt bekijken. Uiteraard heb je ook de optie om het document te herstellen.

versies

3. Ik vind de online versie van Word/PPT/Excel nogal onoverzichtelijk, kan ik ook in de ‘normale’ app werken?

Jazeker. Als je een bestand vanuit de SharePoint bibliotheek selecteert (vink het bolletje links naast het betreffende document aan), dan kun je boven in de taakbalk klikken op Openen in desktop-app:

4. Hoe werkt het met bestanden delen binnen Teams en SharePoint?

Dit lijkt soms weleens wat ingewikkeld, toch valt het in de praktijk mee. Wanneer je namelijk een bestand wil delen (welke in Teams of op de SharePoint site staat), is het belangrijk dat de andere persoon hier óók toegang toe heeft of krijgt.

Wellicht overbodig om te vermelden maar deel je bestand dus niet door het te downloaden en per mail te verzenden (zoals je vroeger deed), maar verstuur simpelweg alleen de URL van de locatie waar het document zich bevindt. Dit doe je als volgt:

Selecteer een bestand en klik op: Koppeling kopiëren. De URL die je dan krijgt, kun je naar de ‘ontvanger’ sturen, bijvoorbeeld via Teams. Wanneer de ontvanger op de link klikt zal hij/zij direct naar het bestand geleid zal worden. Dit betekent dus automatisch dat, indien hij/zij vervolgens wijzigingen maakt aan het document, de meest recente versie blijft staan. Super handig, zo hoef je nooit meer verschillende versies naar elkaar te mailen.

delen

Heeft de ander nog geen rechten en heb jij voldoende rechten om iemand zelf uit te nodigen op een SharePoint of Team site? Dan kun je een bestand ook op een andere manier delen. Klik op de knop Delen en bepaal vervolgens welke rechten je mee geeft aan het document dat je wilt delen. Dit kan bijvoorbeeld alleen lezen zijn, je kunt zelfs instellen dat het document niet gedownload of bewerkt kan worden.

5. Hoe kan ik SharePoint overzichtelijker inrichten?

Een vraag die we vaak tegen komen van gebruikers, iedereen heet tenslotte zijn/haar eigen voorkeuren en vindt het prettig om de SharePoint omgeving enigszins te personaliseren. Gelukkig kun je hier best wat stappen in zetten! Zo kun je bijvoorbeeld eenvoudig nieuwe kolommen toevoegen aan een Documenten Bibliotheek. Dat doe je door binnen de bibliotheek omgeving op “Kolom toevoegen” te klikken. Kies vervolgens de waarde (s) uit die jij handig vindt en voeg deze toe, denk bijvoorbeeld aan een tekst kolom, of een persoon.

Wil jij meer handige tips ontvangen & op de hoogte blijven van ICT ontwikkelingen?

Wil jij graag meer weten over Microsoft Teams of één van de andere Office 365 apps? Schrijf je dan in op onze nieuwsbrief en blijf op de hoogte van onze nieuwste blogs, events en belangrijke ICT ontwikkelingen. Iedere maand lichten we een Office 365 applicatie uit en delen we op social media wekelijks onze nieuwste blogs dus stay tuned!

Profiel foto Richard Groot Roessink
Richard Groot Roessink
Als Office 365 specialist bij Xcellent help ik je graag met vragen over het slim inrichten van je ICT omgeving én het optimaal gebruiken van de Office 365 applicaties. Stuur mij een bericht en ik neem contact met je op.

Contact