Profiel foto Richard Groot Roessink Richard Groot Roessink / 10 februari 2020

De 5 meest gestelde vragen over vergaderen in Teams

Of je nu wel of niet al met Microsoft Teams werkt, dit artikel is zeker de moeite waard om even goed door te lezen. Online vergaderen binnen Teams maakt jouw leven (oh en die van je collega’s) namelijk een stuk makkelijker. Geen gedoe meer met Skype, ook kunnen vergaderen wanneer collega’s fysiek niet aanwezig zijn en collega’s die op vakantie waren kunnen eenvoudig de vergadering terugkijken. Das handig he?

Opsomming functionaliteiten vergaderen in Teams

Voor we beginnen met het beantwoorden van de vijf meest gestelde vragen over online vergaderen in Teams, willen we graag nog even de belangrijkste functionaliteiten voor je opsommen. Handig als je geen zin hebt om veel verder te lezen en liever een training volgt bij 1 van onze Office 365 specialisten bijvoorbeeld 😉 Binnen Teams geniet je van de volgende voordelen:

  • Teamleden en externen (die geen Teams gebruiken) uitnodigen
  • Scherm delen tijdens de vergadering
  • Opnemen van je vergadering (handig voor de vakantiegangers)
  • Real-time documenten delen

1. Hoe start ik een vergadering in Teams?

Er zijn meerdere manieren om een vergadering te starten in Teams; dit kun je doen vanuit een privé chat, groep chat, vanuit een kanaal en zelfs vanuit de Teams agenda zelf. Stel, je wilt een vergadering starten vanuit een nieuw of bestaand gesprek, klik in beide gevallen op het videorecorder icoon  Geef in de voorbeeldweergave een naam op voor je vergadering en klik op ‘nu vergaderen’. Selecteer de namen van je teamgenoten en voeg ze eenvoudig toe aan je vergadering.

2. Wie kan ik uitnodigen en hoe?

Je kunt eenvoudig je teamgenoten uitnodigen voor je vergadering door op hun naam te klikken. Soms wil je echter ook externen uitnodigen, die dus niet binnen de organisatie werken en vaak ook geen Teams geïnstalleerd hebben. Toch kun je ook hen uitnodigen, voer hiervoor (in plaats van de naam) hun e-mailadres in. Ze ontvangen dan een link in de uitnodiging waarmee ze deel kunnen nemen.

3. Hoe kan ik documenten laten zien tijdens de vergadering?

Zeker als je gezamenlijk werkt aan een projecten bijvoorbeeld de nieuwe vorderingen wilt laten zien, kan het handig zijn om documenten te kunnen delen tijdens de vergadering. Klik hiervoor op het paperclip icoon en kies het document welke je wilt delen. Standaard vind je hier de opties Bureaublad, Vensters (actieve apps) en PowerPoint presentaties. Voor andere documenten kies je de knop ‘bladeren’.

4. Hoe kan ik mijn vergadering opnemen?

Het kan handig zijn om je vergaderingen op te nemen. Bijvoorbeeld voor collega’s die momenteel op vakantie zijn. Of simpelweg als verslaglegging van jullie vergadering, zodat alle deelnemers deze achteraf nog kunnen raadplegen. Het opnemen van je vergadering doe je eenvoudig door op de drie puntjes van ‘meer opties’ te klikken. Kies dan voor ‘vergadering opnemen’. Je krijgt dan een email wanneer de video klaar is. Daarna kun je deze bekijken, bewerken of delen met anderen. Goed om te weten: video wordt in Teams automatisch opgeslagen in Microsoft Stream, dit is de Youtube versie van Office365. Weer wat geleerd 😉

5. Hoe kan ik notuleren tijdens de vergadering?

Tijdens vergaderingen wordt er een hoop (verbale) informatie met elkaar gedeeld. De agendapunten worden besproken, meningen worden gedeeld en afspraken worden gemaakt. Handig als je deze, net zoals je tijdens fysieke vergaderingen doet, afspraken kunt vastleggen. Klik hiervoor op de puntjes (..) in het videogesprek en kies voor de optie ‘notities delen met anderen’. De notulen zijn nu tijdens en na de vergadering toegankelijk voor alle deelnemers. Scheelt jou weer een hoop mail 😉

Nog even verder lezen of Teams demo filmpjes bekijken?

Dit waren onze antwoorden op de vijf meest gestelde vragen over online vergaderen in Teams. We hopen dat je iets gehad hebt aan de tips. Wil je je nog meer inlezen óf duidelijke filmpjes bekijken over de verschillende opties binnen Teams? Bezoek dan het trainingscenter van Microsoft.

Wil jij ook optimaal leren werken met Teams?

Om Microsoft Teams écht te laten integreren in jullie bedrijfsprocessen is het aan te raden om een in-house training te volgen. Zo leert jouw team of gehele organisatie om effectief samen te werken. Dat bespaart jou tijd, energie én je verhoogt de productiviteit van jouw organisatie.

Dus doe je jezelf een plezier en zeg gedag tegen die enorme hoeveelheid e-mails en onoverzichtelijke communicatie. Wij leren je graag de fijne kneepjes van Teams. Vraag gerust een adviesgesprek aan met één van onze Office 365 specialisten.

Wil jij meer handige tips ontvangen & op de hoogte blijven van ICT ontwikkelingen?

Wil jij graag meer weten over Microsoft Teams of één van de andere Office 365 apps? Schrijf je dan in op onze nieuwsbrief en blijf op de hoogte van onze nieuwste blogs, events en belangrijke ICT ontwikkelingen. Iedere maand lichten we een Office 365 applicatie uit en delen we op social media wekelijks onze nieuwste blogs dus stay tuned!

Profiel foto Richard Groot Roessink
Richard Groot Roessink
Als Office 365 specialist bij Xcellent help ik je graag met vragen over het slim inrichten van je ICT omgeving én het optimaal gebruiken van de Office 365 applicaties. Stuur mij een bericht en ik neem contact met je op.

Contact