Xcellent / 20 april 2020

Denk jij dat je een echte Word pro bent?

Wie is er niet groot mee geworden, willen we bijna zeggen. Word is één van de belangrijkste programma’s waarmee we de digitalisering zijn ingegaan in de jaren 90. Scholieren schreven er boekverslagen in en menig kantoormedewerker gebruikte het tekstverwerkingsprogramma om rapporten te schrijven en zelfs brochures in te maken. Inmiddels zijn we bijna 30 jaar verder sinds de eerste versie van Word en zijn er een hoop handige opties toegevoegd. Gezien de meeste mensen slechts 10% van de functionaliteiten in Word gebruiken, geven we je graag wat pro tips!

De functionaliteiten die we al kennen

De meeste van ons kennen al best een hoop functionaliteiten binnen het tekstverwerkingsprogramma Word. Zoals bijvoorbeeld eenvoudig aanpassen van afwijkende opmaak bij gekopieerde teksten of het slim selecteren van tekst. Wist je dat je ook hele alinea’s kunt selecteren met je toetsenbord? Zorg dat je cursor aan het begin van de alinea staat en klik op CTRL + SHIFT + PIJL OMLAAG. Sowieso zijn sneltoetsen erg makkelijk om te gebruiken. Maar goed, dat is wel weer genoeg basiskennis voor vandaag. Tijd om de Word pro in je wakker te schudden!

Tijd voor het echte werk: pro tips voor Word fanaten

Na enig speurwerk kwamen we uit bij een filmpje van Liron Segev. Hierin geeft hij een aantal handige tips om efficiënter te werken in Word en we hebben het sterke vermoeden dat jij de meeste nog niet kent:

Afbeeldingen bewaren

Soms ontvang je een Word document met enorm veel afbeeldingen. Deze heb je allemaal nodig voor een ander document en dus kun je ze allemaal handmatig gaan selecteren en opslaan. Of toch niet? Nee, dit kan inderdaad een stuk sneller! Doe het volgende:

Sla het originele document en ga naar de omgeving waar het document staat opgeslagen. Maak vervolgens een kopie en wijzig de naam naar een zip extensie (dus .zip in plaats van .docx). Klik vervolgens op de map, en klik op de map met de naam van je bestand. Hierna klik je op de map ‘media’. Hier zie je nu alle afbeeldingen staan die oorspronkelijk in het Word bestand zaten. Dat scheelt flink wat tijd!

Data automatisch aanpassen

Veel documenten waar we in werken, zoals rapportages, projectplannen of offertes, zijn voorzien van een datum. Denk bijvoorbeeld aan het voorblad. Normaal gesproken voer je hier handmatig de datum in. Wanneer je echter wijzigingen toepast in het document, dan moet je iedere keer opnieuw de datum aanpassen. Vervelend. Het komt dan ook vaak voor dat men dit laatste detail vergeet, met name als je weken of soms zelfs maanden lang aan het document hebt gewerkt. Word heeft daar een handige feature voor.

Ga op de locatie staan waar de datum zou moeten komen en klik vervolgens op Invoegen. Klik op het kalender icoon (datum en tijd), selecteer de gewenste datum notatie en vergeet niet om de optie ‘automatisch bijwerken’ aan te vinken. Voilà, Word past nu automatisch de datum aan wanneer je in het document werkt.

vergelijken

Documenten vergelijken

Helaas werkt nog niet iedereen optimaal samen in de Cloud. Indien je documenten met elkaar deelt op Sharepoint, dan weet je dat iedereen altijd de meest recente versie te zien krijgt en zie je wijzigingen die toegebracht zijn door anderen. Soms brengen collega’s wijzigingen aan zonder dat ze de tracking optie aan zetten. Daardoor weet je dus niet wat er nu nieuw is of gewijzigd is aan de tekst. Erg vervelend want dat kan je zomaar uren werk kosten. Word heeft daar een fijne optie voor bedacht!

Klik op het menu op Controleren en vervolgens op Vergelijken. Je krijgt nu de mogelijkheid om aan de linkerkant het originele document in te voegen en aan de rechterkant het gereviseerde document. Word scant nu beide documenten en laat je eenvoudig zijn welke wijzigingen er zijn aangebracht.

Who needs Google Translate?

De meeste mensen gebruiken een online tool om te vertalen zoals Google Translate. Het nadeel hieraan is dat je continu bezig bent om te kopiëren en te plakken. Veel handelingen dus, en dat vertraagt je productiviteit. Goed nieuws. Wat veel mensen niet weten is dat Word ook een vertaaloptie heeft. Selecteer de zin of alinea die je vertaalt wilt hebben, klik op Controleren en vervolgens op Vertalen. Selecteer de gewenste taal en Word vertaalt je tekst direct in het document. Wellicht overbodig om te vermelden, net zoals in andere vertaalmachines is de vertaling niet per definitie foutloos. Houd hier rekening mee.

Slim opzoeken

Als je veel teksten schrijft loop je weleens het risico om spelfouten te maken. Je twijfelt over de juiste vervoeging of schrijfwijze. Wat doe je doen? Je opent Google en zoekt het op. Je wisselt dus dan scherm en kopieert daarna het juiste woord in je document. Dat kan makkelijker. Selecteer het woord waar je over twijfelt (of meer over wilt lezen), klik op de rechtermuis en selecteer Slim opzoeken. Er opent zich nu, naast je huidige document, een extra scherm met daarin de online zoekresultaten (Bing zoekmachine).

opzoeken

Meer tips voor de echte Word liefhebbers onder ons?

We hopen je hiermee wat leuke tips gegeven te hebben om slimmer te leren werken in Word. Er zijn natuurlijk nog veel meer opties te vinden binnen het programma en wellicht heb jij zelf nog wel een gouden tip die je graag wilt delen! Reageer gerust onder onze post of laat een bericht achter op onze contactpagina, we voegen je suggesties graag toe. Wil je op de hoogte blijven van meer tips en tricks over veilig en slim werken? Schrijf je dan in op onze nieuwsbrief!

Ps. Direct al meer tips lezen over Office 365 applicaties? Bekijk hier ons blog over Outlook.

Xcellent
Bij Xcellent vinden we vitaliteit belangrijk, niet alleen onder onze eigen medewerkers maar ook bij anderen. We inspireren daarom regelmatig met online blogs, infographics en filmpjes.

Contact