Richard Groot Roessink / 15 december 2020

Een externe uitnodigen binnen Teams

Vergaderen in Teams doen we niet alleen met collega’s, maar ook met externe partijen. Klanten, ZZP’ers, leveranciers, noem maar op. Een externe uitnodigen binnen Teams an sich is niet ingewikkeldDe manier waarop dit gebeurt is dan ook niet echt het issue. Veel belangrijker is dat jouw organisatie vooraf goed nadenkt over een aantal zaken. Als iedereen zonder afspraken en spelregels zomaar externen uitnodigt, dat is vragen om problemen. Zorg dat jouw organisatie hier goed over nadenkt, voordat alle sluizen opengaan. Wat je allemaal moet regelen om op een veilige manier een externe uit te nodigen binnen jouw Teams, zullen we kort toelichten. 

Wel of geen Teamplayer 

Maak een scheiding. Niet alle Teams zijn bedoeld om externen uit te nodigen. Maak daarom eerst een scheiding met beveiliging labelsInterne teams – alleen bedoeld om in te werken met mensen binnen jouw organisatie – krijgen een label dat externen uitnodigen niet toestaat. Externe teams krijgen een label die dit juist wél toestaat. Labels of geen labels, gasten uitnodigen moet wel open staan in de Teams instellingen, anders gaat het sowieso niet werken. Als dit niet het geval is, kan een administrator dit alsnog toestaan. 

Teams afspraken & spelregels 

Een spel zonder regels betekent chaos. Het speelveld ligt open en iedereen kan vrij z’n gang gaan. En dat is niet de spelvorm die we zoeken, want werken in Teams is ‘serious business’Leg daarom afspraken en spelregels vast. Als externen uitnodigen is toegestaan, kan elk teamlid in principe ‘gasten uitnodigen’. Een stukje hiërarchie hierin is wenselijk. Iemand moet ten slotte de eindverantwoordelijk nemen, zeker als er toch iets misgaat. Zo gaat dat in de grotemensenwereld. Leg daarom de verantwoordelijk neer bij de eigenaar van een TeamEen eigenaar bepaalt wanneer teamleden gasten mogen uitnodigen of houdt dit privilege puur voor zichzelf. 

Externen uitnodigen binnen Teams

Maak ook afspraken op het gebied van data delenZorg vooraf dat iedereen weet hoe Teams werkt en welke documenten en informatie extern gedeeld mogen worden. Het delen van data met externen is weer een apart hoofdstuk, wat verder gaat dan alleen Teams. Hierover hebben we een handig artikel geschreven dat jouw organisatie goed op weg kan helpen. 

Stel voor externen een MFA (Multi-Factor Authenticatie) in, zodat ze eerst 2 stappen succesvol moeten doorlopen. Daarmee bewijzen ze dat ze wel écht de persoon zijn die je wilt uitnodigen en niet een of andere charlatan. 

Business as usual 

Wanneer jouw organisatie goed heeft nagedacht over afspraken en spelregels om externen uit te nodigen, is het eindelijk zover. Je kan nu veilig een gast uitnodigen in jouw Teams vergadering. Hoe? Op precies dezelfde manier als dat je een ‘gewone’ interne gebruiker toevoegt aan een Team. Is het tijd om afscheid te nemen van een externe? Vergeet deze dan niet weer te verwijderen uit Teams. 

Wil jij meer handige tips ontvangen & op de hoogte blijven van ICT ontwikkelingen?

Wil jij graag meer weten over Microsoft Teams of een van de andere Office 365 apps? Schrijf je dan in op onze nieuwsbrief en blijf op de hoogte van onze nieuwste blogs, events en belangrijke ICT ontwikkelingen. Iedere maand lichten we een Office 365 applicatie uit en delen we op social media wekelijks onze nieuwste blogs. Stay tuned!

Richard Groot Roessink
Als Office 365 specialist bij Xcellent help ik je graag met vragen over het slim inrichten van je ICT omgeving én het optimaal gebruiken van de Office 365 applicaties. Stuur mij een bericht en ik neem contact met je op.

Contact