Profiel foto Richard Groot Roessink Richard Groot Roessink / 28 juli 2020

Excel moeilijk? Check deze 8 tips om sneller te leren werken in Excel!

Excel. Het is één van de eerste rekenbladprogramma’s (oef, dat klinkt stoffig) van Microsoft. De eerste variant heette namelijk Multiplan maar helaas, voor de makers, sloeg dit product niet aan. In 1985 werd Excel geïntroduceerd en nog altijd is het marktleider rekenblad software bij zowel Microsoft als Mac-gebruikers. Wist je trouwens dat er sinds 2012 wereldkampioenschappen georganiseerd worden in financieel modelleren? De winnaar krijgt, naast een geldprijs, zelfs een gouden toetsenbord. Zonder F1 toets trouwens 😉

Oké, terug naar de praktijk! Daaruit blijkt namelijk dat veel medewerkers het behoorlijk uitdagend vinden om goed te werken met Excel. Men kent de basisfuncties maar daar houdt het vaak wel op. En dát is zonde, want Excel kan je leven zoveel makkelijker maken (door je zeeën van tijd en een hoop ergernis te besparen). Lees snel verder, wij geven je 8 handige tips!

  1. Slim data combineren uit verschillende bestanden (en folders)

Ken je dat? Je baas vraagt je of je even de cijfers van de afgelopen 5 jaar in een overzicht wilt zetten, zodat het bestuur de groeicijfers kan vaststellen? Urenlang ben je aan het zwoegen met knip en plakwerk… Goed nieuws, dat kan makkelijker! Je kunt namelijk eenvoudig data uit verschillende bestanden en folders laten combineren door Excel. Hoe je dat doet?

Open een leeg Excel blad – klik in het menu op gegevens –gegevens ophalen – uit bestand – uit map

Vervolgens selecteer je de mappen die je geïmporteerd wilt hebben in je bestand en je klikt op OK. Je krijgt nu een preview te zien van de bestanden die je geselecteerd hebt, let op, dit is nog niet de data zoals je die wilt zien in je bestand. Hiervoor klik je op combineren -> gegevens transformeren en combineren. Selecteer vervolgens het bestand welke Excel als basis moet gebruiken en klik op OK. Excel laat je nu een preview zien van de gecombineerde gegevens in het Power Query Editor, na controle kun je klikken op opslaan & laden.

data

2. Tekst converteren naar kolommen

Als je denkt iets makkelijk te kunnen kopiëren naar een Excel bestand, dan kom je soms bedrogen uit. In plaats van netjes geordende kolommen, zet Excel alle data in 1 kolom. Betekent dit dat je alles handmatig in kolommen moet gaan overtypen? Gelukkig niet. Selecteer alle kolommen waar je ‘foutieve’ invoer staat en klik op gegevens in het menu. Vervolgens klik je op Tekst naar kolommen. Je kunt nu aangeven welk teken de data van elkaar scheidt, vaak is dit een komma. Excel weet dan hoe ze dat data moet herkennen en verdelen. In het volgende scherm krijg je dan ook een preview te zien op basis van de selectie die je maakt. Je kunt ook nog aangeven welke opmaak de data moet hebben en in welke cel Excel de data moet neerzetten. Super handig!

3. Niks meer overtypen met de optie Snel Aanvullen

Veel klantgegevens worden geregistreerd in CRM-programma’s of worden bijgehouden in Excel. Indien dit handmatig ingevoerd moet worden, kan dit echt een hels karwei zijn. Gelukkig heeft Excel de optie Snel Aanvullen voor je bedacht. Door enkele voorbeelden te geven, herkent het systeem je invoer en zal automatisch een suggestie doen om het voor je in te vullen. Denk bijvoorbeeld aan mailadressen van klanten of medewerkers. Het e-mailadres bestaat doorgaans aan een voornaam, een achternaam en een bedrijfsnaam (domein).

Indien je een rijtje mailadressen al in Excel hebt staan, ga dan op volgende kolom staan (bijv. voornamen) en vul 1 of 2 voorbeelden in. De Snel Aanvullen optie begrijpt dan al snel wat je wilt met de informatie en ‘weet’ dat in deze rij de voornamen moeten komen (die het programma dus automatisch uit de kolom e-mailadressen haalt). Ga zo maar door met achternamen, bedrijfsnamen, etc. De sneltoets voor Snel Aanvullen is trouwens CTRL + E.

4. Laat Excel je vertellen hoe je je data presenteert

Huh wat? Deze optie klinkt wellicht wat vreemd maar het principe is heel simpel. We herkennen allemaal de momenten dat je eindeloos naar je spreadsheet zit te staren en maar niet kunt bedenken op welke manier je de data nu het best kunt visualiseren. In een tabel, grafiek of diagram? Laat Excel het voor je bedenken! Klik op een willekeurige cel in je blad en klik in het menu op Invoegen en klik vervolgens op Aanbevolen Grafieken (of op aanbevolen tabellen natuurlijk, net wat je fijn vindt) .. Excel laat je nu diverse suggesties zien voor de meest passende grafieken voor jouw data. Ben je blij met de suggestie? Klik op OK en Excel voegt deze automatisch in op je blad. Wat kan het leven fijn zijn he 😊

5. Lege velden opspeuren en verwijderen

Soms ben je urenlang bezig met data invoeren, aanpassen en verwijderen dat het lastig is om scherp te blijven op lege cellen. Vooral als je werkt in lange lijsten. Excel heeft daar iets handigs op gevonden, selecteer de velden die je wilt scannen op lege cellen en klik rechtsboven in je menu op Zoeken en Selecteren. Klik vervolgens op Selecteren speciaal. Selecteer de juiste criteria, in dit geval dus lege waarden. Excel laat je nu alle lege waarden zien door deze grijs te markeren. Klik met je rechtermuis op één van deze grijze lege waarden en selecteer de gewenste actie.

snelle analyse

6. Skip het menu en gebruik de Snelle Analyse optie

Excel kent zoveel opties dat de meeste tijd vaak gaat zitten in het eindeloos doorklikken in menu’s of het zoeken naar de juiste actie. Je kunt jezelf veel tijd besparen door gebruik te maken van Snelle Analyse tool. Hoe je deze vindt? Selecteer de data die je wilt analyseren, er verschijnt nu rechts onderaan de selectie een icoontje. Klik erop en kies 1 van de handige opties die verschijnen, bijvoorbeeld de som, gemiddelde, het totaal in percentages, grafieken, data van de vorige maand, gisteren of data welke een bepaalde waarde bevat. In minder dan een seconde laat Excel de juiste selectie zien, zo kun jij in een razendsnel tempo je data analyseren. Handig toch?

7. Pas in 1 klik de breedte van je cellen aan

Hier hebben we allemaal wel mee zitten vogelen, de breedte van je kolommen aanpassen aan de lengte van je invoer. In plaats van deze allemaal handmatig te gaan verschuiven kun je beter een andere optie gebruiken. Selecteert de hele tabel en dubbelklik op één van de scheidingswanden tussen de bovenste rij kolommen. Excel past nu automatisch de breedte van de cellen aan op de langste invoer in die betreffende kolom.

8. Sla deze sneltoetsen op in je geheugen (of in Excel 😉 )

We zouden voor de grap eens moeten bijhouden hoeveel ‘stappen’ we zetten in Excel qua muisbewegingen en klikken. Soms heb je het gevoel eindeloos door menu’s te moeten navigeren. Dat kan sneller, makkelijker en ook nog eens minder vermoeiend voor je ogen. We noemen een aantal handige sneltoetsen:

ALT + ; Hiermee selecteer je alleen de zichtbare cellen (handig bij kopiëren van data)

CTRL + SHIFT + ↓ Hiermee selecteer je een gehele kolom

CTRL + . Gebruik eerst CTRL + A en vervolgens 3 keer de sneltoets CTRL + . Hiermee kadert Excel je tabel af; eerst links, dan rechts en als laatst onderaan. Handig als je je tabel snel wilt kunnen verplaatsen of wilt kaderen om af te drukken.

CTRL + SHIFT + / Staan er verschillende formules in één kolom? Indien je de kolom selecteert en deze sneltoets gebruikt, speurt Excel de afwijkende formules voor je op en highlight de ‘foutieve’ cellen

Nb. De genoemde sneltoetsen gelden voor Windows systemen. Bekijk hier alle sneltoetsen voor Mac en Windows.

Wil jij meer handige tips ontvangen & op de hoogte blijven van ICT ontwikkelingen?

Wil jij graag meer weten over Microsoft Teams of één van de andere Office 365 apps? Schrijf je dan in op onze nieuwsbrief en blijf op de hoogte van onze nieuwste blogs, events en belangrijke ICT ontwikkelingen. Iedere maand lichten we een Office 365 applicatie uit en delen we op social media wekelijks onze nieuwste blogs dus stay tuned!

Profiel foto Richard Groot Roessink
Richard Groot Roessink
Als Office 365 specialist bij Xcellent help ik je graag met vragen over het slim inrichten van je ICT omgeving én het optimaal gebruiken van de Office 365 applicaties. Stuur mij een bericht en ik neem contact met je op.

Contact