Lars Nieuwenhuis / 7 september 2021

Goedkeuringen in Teams

Of we het nou leuk vinden of niet, we zijn allemaal op zoek naar goedkeuring. Het zit gewoon in de aard van het beestje en deze basisbehoefte willen we bewust of onbewust graag invullen. Goedkeuring van ouders kunnen we je helaas niet mee helpen; wél met goedkeuringen (approvals) in Teams! Het gaat hier om goedkeuringen (of afwijzingen) van een proces of document door bepaalde personen. Voorheen had je voor ‘Goedkeuringen’ Power Automate nodig. Gebruiksvriendelijk en eindeloos toepasbaar, maar niet voor iedereen weggelegd. Ook Microsoft zag in dat het goedkeuringsproces makkelijker moest. Dit leidde tot een mooie integratie met Microsoft Teams. Vanuit de vertrouwde Teams-omgeving kun je al enige tijd goedkeuringen volgen, behandelen, maar ook zelf aanvragen/ initiëren. En dat zonder enige programeerkennis! 

goedkeuringsproces teams

Hoe gebruik je Goedkeuringen binnen Teams?

Klik op de drie puntjes links het hoofdmenu van Teams. Waarschijnlijk staat Goedkeuringen (of Approvals als je de Engelse versie gebruikt) al tussen de voorgestelde apps. Eenmaal geopend toont het dashboard direct alle ontvangen en verzonden goedkeuringspocessen; mits deze al bestaan natuurlijk. Klik op lopende goedkeuringen (ontvangen of verzonden) en je krijgt een mooi overzicht van waar in het proces de goedkeuring zich bevindt en de status ervan. Een goedkeuringsproces kun je trouwens ook starten vanuit een Teams (kanaal)chat, zodra je de goedkeuringen app hebt geïnstalleerd.

Een goedkeuring beoordelen

Jouw mening telt, zeker als je zelf een van de personen bent die een proces of document moet goedkeuren. Zo’n verzoek verschijnt in de Goedkeuringen app, maar vind je ook terug in je e-mail. Open de goedkeuring en geef het jouw zegen. Of schiet het voorstel af.

Zelf een goedkeuringsverzoek indienen

Bovenin de goedkeuringsapp via ‘Nieuw goedkeuringsverzoek’ initieer je zelf een goedkeuringsproces. Doorloop enkele simpele stappen en Goedkeuringen doet de rest:

  • Geef een naam op voor het goedkeuringsverzoek;
  • Kies de personen die het verzoek moeten beoordelen;
  • Geef aan wanneer we groen licht hebben; unaniem, dus goedkeuring van alle personen vereist, óf goedkeuring van 1 van de personen volstaat;
  • Indien nodig, geef een duidelijke omschrijving van het goedkeuringsverzoek als de naam van het verzoek de lading niet helemaal dekt;
  • Voeg eventueel een bijlage toe;
  • Optioneel: breng nuance aan en voeg aangepaste reacties toe als vervanging/ uitbreiding van goedkeuren & afwijzen.

That’s it! Jouw goedkeuringsverzoek is klaar voor verzending. Nu is het slechts wachten tot de eerste reacties binnendruppelen.

Wat kunnen we verwachten van Goedkeuringen?

Microsoft heeft grootse plannen voor deze geweldige app en heeft al laten doorschemeren dat er 2 mooie uitbreidingen in het vat zitten:

1. Eigen goedkeuringstemplates ontwikkelen

Om het jou nog makkelijker maken is het binnenkort mogelijk een eigen goedkeuringstemplate (sjabloon) te ontwikkelen. Microsoft heeft al een aantal mooie thema’s klaargezet waar je aan kunt sleutelen, maar je kunt ook helemaal ‘from scratch’ beginnen. Zo kun je jouw goedkeuringsprocessen helemaal zelf vormgeven!

2. Elektronisch handtekeningen zetten

Sommige goedkeuringen vereisen een officiële handtekening om doorgang te vinden. En dan hebben we het niet over het wel of niet aanschaffen van nieuwe kerstverlichting op kantoor. Microsoft werkt momenteel nauw samen met een aantal partijen, zodat we binnenkort een elektronische handtekening kunnen plaatsen met bijvoorbeeld Adobe Sign en DocuSign. Ben jij de initiatiefnemer van de goedkeuring? Kies welke provider je wilt gebruiken – bijvoorbeeld Adobe Sign – en geef de eerder besproken details op van de goedkeuring. Eenmaal ingediend, kunnen de aangewezen personen eenvoudig het verzoek bekijken en een elektronische handtekening plaatsen in de Goedkeuringen app.

Geautomatiseerde acties met Power Automate

Wil je geautomatiseerde acties koppelen aan de antwoorden of uitkomsten van een goedkeuringsverzoek? Bijvoorbeeld dat er automatisch een mail of factuur wordt gestuurd als een verzoek is goedgekeurd? Dan komen we wél uit bij Power Automate. Niet helemaal zeker hoe je dit moet aanpakken? Ga dan samen met een Power Automate expert aan de slag.

power automate approvals

Efficiënt samenwerken met Microsoft Teams 

Benieuwd naar andere functies van Microsoft Teams? Of wil je graag weten hoe Teams jullie bedrijfsprocessen naar een hoger niveau tilt? Volg dan een training bij een van onze office 365 specialisten en leer hoe je zo efficiënt mogelijk samenwerkt met Microsoft Teams. Vraag gerust een adviesgesprek aan bij een van onze Office 365 specialisten.

Wil jij meer handige tips ontvangen & op de hoogte blijven van ICT-ontwikkelingen? 

Wil jij graag meer weten over Microsoft Teams of een van de andere Office 365 apps? Schrijf je dan in op onze nieuwsbrief en blijf op de hoogte van onze nieuwste blogs, events en belangrijke ITontwikkelingen. Iedere maand lichten we een Office 365 applicatie uit en delen we op social media wekelijks onze nieuwste blogsStay tuned!

Lars Nieuwenhuis
Als Sales Director bij Xcellent help ik je graag met vragen over het slim inrichten van je ICT-omgeving en het optimaal gebruiken van de Office 365-applicaties. Stuur mij een bericht en ik neem contact met je op.

Contact