Xcellent / 24 juni 2020

Gun jezelf gemak en tijdswinst: automatiseer je taken met Flow!

Binnen een gemiddelde kantooromgeving, ongeacht de afdeling, komen we veel herhalende taken tegen. Denk aan het wekelijks goedkeuren van uren of offertes, het bijhouden van logboeken, het kopiëren van publicaties op social mediakanalen of het opslaan van belangrijke mails, bijlages en bestanden in je OneDrive omgeving.

Het Office 365 pakket bied je daar een mooie oplossing voor: Flow. Inmiddels heet de applicatie overigens Power Automate. Deze handige app bied je de mogelijkheid om taken te automatiseren en systemen met elkaar te laten integreren. Je kunt je dus voorstellen dat dit de gemiddelde werkdag van medewerkers een stuk prettiger kan laten verlopen! 

Power Automate, wat is het?

Zoals kort genoemd is Power Automate een automatiseringstool. De tool bestaat uit een online platform waarin je stromen kunt aanmaken (ook wel bekend als flows) en in de uitgebreide versie zorgt kunstmatige intelligentie ervoor dat jou nóg meer werk uit handen wordt genomen. Deze ‘flows’ in het programma begeleiden je werkprocessen en kunnen je vooral veel herhalende taken voor je uit handen nemen. Simpel gezegd: indien je deze app slim inricht, kun je jezelf (en je collega’s) veel werk besparen.

Wat kan ik ermee?

We kunnen ons voorstellen dat deze applicatie nogal complex kan overkomen, want hoe richt je automatiseringsprocessen in als je helemaal geen verstand hebt van codes en alle technische aspecten? Gelukkig heeft ook Microsoft hierover nagedacht en hebben ze de app zo ingericht dat iedereen ermee kan werken. Je hebt namelijk:

  • Geen coderingen nodig
  • Standaard templates (keuze uit duizenden opties)
  • Prettige personaliserings opties
  • De mogelijkheid om de app op mobiele apparaten te gebruiken
  • Een bijzonder gebruiksvriendelijk dashboard

workflow power automate

Voor wie is Power Automate bedoeld?

In feite kan iedere medewerker ermee werken maar Power Automate is met name interessant voor medewerkers of teams die veel herhalende taken moeten uitvoeren. De app kan iedereen slimmer en sneller leren werken. Daarmee bespaar je een hoop tijd, welke je vervolgens weer kunt besteden aan andere zaken. We noemen wat concrete voorbeelden per afdeling:

  • Sales: bij iedere binnenkomende lead worden automatisch processen in gang gezet om te zorgen dat deze bij de juiste persoon uitkomt, dat de communicatie wordt gestart en dat de lead met de juiste gegevens in het CRM-systeem gezet wordt
  • Marketing: automatisch berichten laten delen op je social mediakanalen en in de uitgebreide versie kun je zelfs het online sentiment monitoren. Maar ook volgers en social interactie monitoren, tweets laten opslaan in een spreadsheet, automatisch volgers laten opnemen in je CRM-omgeving en ze een leuke reactie versturen behoren tot de mogelijkheden.
  • Finance: geen gepuzzel en geschuif meer in Excel bestanden en het handmatig overzetten/versturen van data. Power Automate helpt je om alle handelingen automatisch te laten uitvoeren zodat jij tijd overhoudt om je op de écht belangrijke cijfers te focussen.
  • Management: met één druk op de knop voorstellen, projecten en budgetten goedkeuren. Geen mails meer schrijven, geen afdelingen meer informeren, geen losse registraties meer.
  • HR: heb je de uitgebreide versie afgenomen van Power Automate, dankun je al je handelingen tijdens een gesprek laten volgenzodat de flow deze handelingen vervolgens automatisch uitvoert in het vervolg. Denk aan het bijhouden van personeelsbestanden het aanmaken van nieuwe medewerkers, het versturen van contracten of het opvolgen van uren registraties.

power automate

Hoe gebruik ik Power Automate?

Power Automate is zo ingericht dat het de gebruiker helder en overzichtelijk door de opties meeneemt. Zo heb je de keuze uit duizenden standaard templates die je helpen om taken te automatiseren en jouw leven makkelijker te maken. We noemen een aantal standaard templates:

  • Je automatisch een reminder laten sturen als je baas je mailt
  • Object Detection: het onderwerp van afbeeldingen of foto’s worden automatisch herkend en in de juiste map opgeslagen (deze optie zit in de uitgebreide versie van Power Automate)
  • E-mail bijlagen automatisch opslaan in Onedrive of SharePoint omgeving
  • Bericht in Teams plaatsen wanneer er een nieuwe taak is gemaakt in Planner
  • Resultaten vanuit Microsoft Forms direct in Planner toegevoegd
  • RSS feednieuws naar Teams versturen
  • Mij waarschuwen wanneer ik genoemd word in Teams
  • Mij een notificatie sturen wanneer een VIP-klant mij mailt

Ook te gebruiken in verouderde systemen

De Premium versie van Power Automate biedt ook een zeer handige optie om processen te automatiseren binnen programma’s of systemen die geen API of connector hebben. Denk bijvoorbeeld aan verouderde CRM-systemen of boekhoudprogramma’s.

Met robotic process automation (binnen de app bekend als UI Flows) kun je voor de start van een bepaald proces (denk aan het registreren van een nieuwe klant of medewerker) al jouw handelingen laten opnemen. Power Automate registreert dan álle handelingen die jij handmatig uitvoert tijdens dit proces en maakt zelf een slimme workflow aan om dit proces van je over te nemen. Bang voor fouten? Geen zorgen, de app laat je eerst de workflow zien om te verifiëren of het al jouw handelingen op de juiste wijze heeft overgenomen. Een super handige tool dus!

robotic process automation

Meer leren over Power Automate?

Onze Office365 specialisten nemen je graag mee in de wereld van Power Automate en andere Office 365 applicaties. Juist bij een programma als Power Automate is het goed om helder te hebben wie welke processen kan, en mag, inrichten. Het is dus aan te raden om hier een (technisch) beleid met duidelijke regelgeving voor op te stellen. Ook hier helpen onze specialisten je graag mee.

We geven trainingen op maat en laten teams op een frisse en heldere wijze zien hoe je sneller en makkelijker kunt werken met de Office 365 applicaties. Interesse? Contact ons gerust, we denken graag met je mee!

Meer tips ontvangen als echte Office 365 liefhebber?

We hopen je hiermee wat leuke tips gegeven te hebben om slimmer te leren werken in Power Automate. Er zijn natuurlijk nog veel meer opties te vinden binnen het programma en wellicht heb jij zelf nog wel een gouden tip die je graag wilt delen! Reageer gerust onder onze post of laat een bericht achter op onze contactpagina. Wil je op de hoogte blijven van meer tips en tricks over veilig en slim werken? Schrijf je dan in op onze nieuwsbrief!

Ps. Direct al meer tips lezen over Office 365 applicaties? Bekijk hier ons blog over Planner.

Xcellent
Bij Xcellent vinden we kennis delen belangrijk, niet alleen onder onze eigen medewerkers maar ook bij iedereen die dagelijks ICT gebruikt. We inspireren je graag met handige blogs, infographics en trainingen!

Contact