Dennis Blotenburg / 3 november 2020

Haal meer uit jezelf met MyAnalytics

Handig al die ‘planning tools’ tegenwoordig. Met een paar muisklikken plan je zo de hele week vol. Voor je het weet vlieg je van vergadering naar belafspraak. En oja, ook nog even die mailbox wat aandacht geven. ‘Me time’ is zeldzaam en als je niet uitkijkt zit je aan het einde van de week uitgeblust thuis op de bank. Gelukkig heeft Microsoft hier iets op bedacht: MyAnalytics. Deze handige tool maakt gebruik van kunstmatige intelligentie (AI) om jou meer inzicht te geven in je werkpatronen. MyAnalytics presenteert elke week een samenvatting die vanzelf zijn weg vindt naar de Outlook inbox. Luister goed naar het advies van deze handige app en binnen no-time ziet jouw werkweek er een stuk gezonder uit.

Focus tijd inbouwen voor me, myself and I  

Misschien wel het belangrijkste onderdeel van MyAnalytics heet ‘Focus’. In onze hedendaagse overleg- en vergadercultuur blijft vaak bar weinig tijd over voor ongestoord individueel ‘gefocust’ werken. Zónder afleiding en prikkels van buitenaf. Zo’n uurtje knallen met me, myself and I is voor veel mensen een welkome afwisseling en soms ook broodnodig om weer even op te laden. Het is dan ook geen verrassing dat MyAnalytics veel aandacht besteed aan dit onderdeelDe app registreert tijd die je blokt in de agenda, waarbij geen uitnodigingen zijn verstuurd naar anderenautomatisch als ‘focus tijd’. Is deze score aan de lage kant en wil je meer focus tijd inplannen? Neem dan het heft in eigen handen en stel zelf een focus plan op. Via het tabblad focus op het dashboard van MyAnalytics stel je eenvoudig je eigen focus plan samen. Of via de link ‘focus plan aanmaken’ in de wekelijkse e-mail die je ontvangt. MyAnalytics zal vervolgens tijdblokken in je agenda reserveren voor focus tijd. Deze blokken zullen overigens nooit voor conflicten zorgen met andere agenda items. Wil je zelf wat meer controle? Kies dan voor de optie ‘alleen herinneringen’. Dan ontvang je alleen dagelijks reminders dat je nog focus tijd mist die je vervolgens zelf kunt inplannen in je agenda. Handigheidje van focus: tijdens focus uren krijg je in Teams en Skype for Business de status ‘niet storen’. Respecteren je collega’s deze status niet, dan krijg je in ieder geval geen melding van inkomende berichten; deze worden namelijk automatisch gemute. 

Welzijn bewaakt jouw werk-privébalans 

Waar Focus zich vooral richt op hoe je je werkdag gezond inricht tijdens kantooruren, is ‘welzijn’ een stok achter de deur die moet zorgen voor een gezonde werk-privébalans. Welzijn heeft namelijk heel goed in de smiezen wanneer jij (te)veel werkt in je vrije uren. Welzijn zal er dan ook alles aan doen dit te beperken door jou met de neus op de feiten te drukken. Mailen, chatten of vergaderingen bijwonen in je vrije tijd wordt direct in mindering gebracht op ‘rustige dagen’. Hoe Welzijn weet welk deel van jouw tijd vrije tijd is? Heel simpel. Je stelt in wat jouw kantooruren zijn, en welzijn doet de rest. Een handige kalender in het dashboard van MyAnalytics toont hoeveel dagen in de week het stempel ‘rustige dagen’ verdienen. Dit zijn dagen waarin je niet of nauwelijks buiten kantooruren aan het werk bent. In het wekelijkse overzicht van MyAnalytics krijg je ook een mooi overzicht van hoeveel vrije tijd je ook daadwerkelijk besteed waarvoor het is bedoeld: jezelf! Nuttig advies, want te veel bezig zijn met werk in je vrije tijd kan vervelende gevolgen hebben, zoals veel stress of zelfs leiden tot een burn-out. En laten we eerlijk zijn, daar zit niemand op te wachten. 

Verbeter je communicatie met de onderdelen netwerk en samenwerking 

Is MyAnalytics dan alleen bedoeld om jouw belangen te beschermen en je steeds verder af te sluiten voor je omgeving? Zeker niet! De onderdelen ‘netwerk’ en ‘samenwerken’ gaan namelijk over tijd die je wél met collega’s en andere relaties doorbrengt. En deze tijd wil je natuurlijk zo nuttig mogelijk invullenOnder de tabbladen netwerk en samenwerken vind je een aantal handige overzichten die laten zien hoe jij je tijd met anderen besteed. Zo zie je hoe effectief je e-mails waren, hoeveel mensen je berichten hebben gelezen en wat de gemiddelde reactietijd was. Ook krijg je te zien wie jouw ‘belangrijkste samenwerkers’ zijn. Het wekelijkse MyAnalytics overzicht geeft daarnaast tips hoe je de tijd met mensen in je netwerk nog beter kan besteden. 

Big boss is watching me? 

Wat een opluchting, een van de prioriteiten van MyAnalytics is jouw privacy beschermen. Gegevens en inzichten zijn dan ook alléén voor jou bedoeld. De grote baas of manager heeft dus geen toegang tot jouw persoonlijke gegevens. Dus, als het thuiswerken – in een zeldzaam geval – iets meer thuis is, dan werken; niemand zal het ooit te weten komen. In ieder geval niet via MyAnalytics………

Wil jij meer handige tips ontvangen & op de hoogte blijven van ICT ontwikkelingen?

Wil jij graag meer weten over Microsoft Teams of een van de andere Office 365 apps? Schrijf je dan in op onze nieuwsbrief en blijf op de hoogte van onze nieuwste blogs, events en belangrijke ICT ontwikkelingen. Iedere maand lichten we een Office 365 applicatie uit en delen we op social media wekelijks onze nieuwste blogs, dus stay tuned!

Dennis Blotenburg
Als Office 365 specialist bij Xcellent help ik je graag met vragen over het slim inrichten van je ICT omgeving én het optimaal gebruiken van de Office 365 applicaties. Stuur mij een bericht en ik neem contact met je op.

Contact