Richard Groot Roessink / 1 december 2020

Hoe deel ik mijn scherm in Teams?

We werken steeds meer vanuit huis en de virtuele Teams-vergadering is een blijvertje. De populaire Microsoft app heeft in 2020 een enorme vlucht genomen. Daarmee ook het aantal vragen van gebruikers. In dit blog zullen we een van de meest gestelde vragen beantwoorden: hoe deel ik mijn scherm in Teams? Zo moeilijk is dat toch niet, zul je je misschien afvragen? Toch moet je maar net weten welke opties er zijn. Je scherm delen in Teams kan namelijk op verschillende manieren. Of je nou in een 1-op-1 vergadering zit, of met compleet elftal aan de slag gaat. 4 opties zullen we elk kort toelichten in dit blog. Daarnaast geven we tips over hoe je op een veilige, verantwoorde manier informatie deelt. Zowel met interne als externe deelnemers (bijvoorbeeld een klant).

 

Een scherm delen in een Teams vergadering doe je via het icoontje inhoud Knop Scherm delen delen. Vervolgens krijg je 4 opties voorgeschoteld: bureaublad, venster, PowerPoint of whiteboard. Tip: gebruik de sneltoets (CTRL+Schift+E) om ‘opties voor delen’ te tonen of te verbergen.

Geen geheimen voor elkaar met ‘bureaublad delen’

Met de optie ‘bureaublad’ deel je direct alle vensters – op het beeldscherm dat je selecteert – met andere deelnemers van de vergadering. Wees er wel van bewust dat andere deelnemers nu álles zien. Dus ook de tabbladen van je browser die nog open staan voor privégebruik. Ineens zijn jouw ‘guilty pleasures’ niet meer zo geheim. Een radio player die Duitse Schlagermuziek draait of een virtueel, dapper bestaan in ‘World of Warcraft’ kan interessante gespreksstof opleveren. Zo leren collega’s je wel écht kennen natuurlijk. Dit zijn nog vrij onschuldige voorbeelden, maar er zijn ook tal van situaties te bedenken waarin je liever niet alles toont. Een open tabblad van een vacaturewebsite – wanneer jij na jarenlange trouwe dienst toch eens verder kijkt – is waarschijnlijk niet iets wat je graag aan de grote klok hangt.

Scherm in teams

Better be safe than sorry

Dus, kies je voor ‘bureaublad delen’, check dan eerst of er geen vensters open staan die je absoluut niet wilt tonen aan de rest! Werk je met 2 of meer beeldschermen? Verplaats dan alle vensters naar één beeldscherm en deel een beeldscherm dat leeg is. Sleep nu pas de vensters die je wilt tonen naar het lege beeldscherm. Dan weet je zeker dat er geen privézaken stiekem meeliften.

Één venster delen kan genoeg zijn

Wees dus voorzichtig met de optie bureaublad delen en kies – waar mogelijk – voor de optie ‘venster delen’. Hiermee toon je slechts 1 venster of document. Zo houd je de rest van je scherm voor jezelf en voorkom je nare verassingen.

PowerPoint bestanden delen

Bij presentaties denk je misschien aan volle (kantoor)ruimtes waarbij iedereen fysiek aanwezig is. Toch vraagt deze tijd om een andere benadering, waarbij we zoveel mogelijk vanuit huis werken. Deel vanuit Teams ook PowerPointpresentaties. Vanaf SharePoint, Onedrive of lokaal vanaf je pc. Zo geef jij toch die spetterende presentatie, maar dan virtueel. Met de ‘aangepaste lay-outs voor vergaderingen’ update die binnenkort live gaat, toon je zelfs jouw eigen video feed op de voorgrond van de slides. Zo krijgt jouw presentatie nog meer een persoonlijk tintje.

In real-time samenwerken op een whiteboard

Brainstormen, notities en schetsen maken met het hele team? Kies dan voor ‘whiteboard delen‘. Alle deelnemers kunnen nu in real-time aan de slag op het whiteboard scherm. Eigenlijk net zoals vroeger, alleen dan digitaal.

Scherm in Teams Xcellent

Besturing overgeven

Het is voor veel mensen ondenkbaar: de controle uit handen geven. Toch kan dit voordelen opleveren wanneer je vensters deelt met Teams. Loop jij vast op een ingewikkelde app, maar weet een collega hier wel raad mee? Kies dan voor ‘besturing overgeven’ en selecteer deze collega. Eigenlijk een soort hulp op afstand. De kastanjes worden uit het vuur gehaald en daarna neem jij de controle weer over.

Het kan trouwens ook andersom. Andere deelnemers kunnen zelf een verzoek indienen via ‘besturing aanvragen’. Je kan dit verzoek vervolgens weigeren of accepteren. Ook hierbij geldt dat je de leiding op elk moment weer kan overnemen.

Enkele tips voor scherm delen met Teams:

  • Wees ervan bewust wat je met wie deelt. Kies je voor bureaublad delen? Check dan eerst of er geen zaken zichtbaar zijn die je absoluut niet wilt delen;
  • Waar mogelijk, gebruik de optie ‘venster delen’. Zo krijgen deelnemers alleen dat venster te zien en niet per ongeluk andere (privé)informatie;
  • Deel je ook met externen? Check dan eerst of je geen informatie deelt die niet is bedoeld voor mensen buiten je organisatie;
  • Werk je met 2 of meer beeldschermen? Verplaats dan alle vensters naar één beeldscherm en deel een beeldscherm dat leeg is. Sleep nu pas de vensters die je wilt tonen naar het lege beeldscherm;
  • Heb je een presentatie voorbereid met audio of video? Deze fragmenten stream je direct naar andere deelnemers van de vergadering. Kies voor ‘inhoud  delen’ en activeer ‘computer geluid’;
  • Geef je de besturing over aan een andere deelnemer? Doe dit alleen met personen die je vertrouwt.

Wil jij meer handige tips ontvangen & op de hoogte blijven van ICT ontwikkelingen?

Wil jij graag meer weten over Microsoft Teams of een van de andere Office 365 apps? Schrijf je dan in op onze nieuwsbrief en blijf op de hoogte van onze nieuwste blogs, events en belangrijke ICT ontwikkelingen. Iedere maand lichten we een Office 365 applicatie uit en delen we op social media wekelijks onze nieuwste blogs. Stay tuned!

Richard Groot Roessink
Als Office 365 specialist bij Xcellent help ik je graag met vragen over het slim inrichten van je ICT omgeving én het optimaal gebruiken van de Office 365 applicaties. Stuur mij een bericht en ik neem contact met je op.

Contact