Lars Nieuwenhuis / 23 februari 2021

Hoe gebruik ik Teams breakout rooms?

Yes, het is zover; vanaf begin december is een Teams update live gegaan waar we allemaal reikhalzend naar uitkeken: ‘Teams breakout rooms’. De organisator kan hiermee een grote vergadergroep opdelen in meerdere ‘rooms’. Waarom is dit handig? Heel simpel. Een Teams-vergadering met veel deelnemers wordt al gauw onoverzichtelijk. Voor een cursus, werkgroep of brainstormsessie is sparren in kleine groepen veel efficiënter. Dus: opsplitsen maar! In dit blog leggen we uit hoe je een vergadering opsplitst in meerdere kamers en geven we enkele tips.

Automatisch of handmatig personen toewijzen aan Teams breakout rooms

Als organisator van een Teams-vergadering zwaai je de scepter en heb je de macht een vergadering op te splitsen in kleinere groepen. Via het  icoontje boven in de vergadering open je het ‘breakout room’ scherm (aparte vergaderruimten maken in de NL-versie). Vervolgens kies je hoeveel kamers je wilt aanmaken. Je kan een handjevol – tot een ‘whopping’ 50 – kamers aanmaken; handig als je met een heel bataljon vergadert. Maakt het geen verschil wie in welke kamer belandt? Kies dan voor ‘automatisch toewijzen’. Alle deelnemers worden nu random en evenredig over de kamers verdeeld. Handig voor scholen om ‘kliekjesvorming’ tegen te gaan. Deze optie is ook een uitkomst wanneer hoofdrekenen niet tot jouw sterkste skills behoort; op basis van het aantal kamers die je kiest, past Teams automatisch het aantal deelnemers per kamer aan. Nog steeds te veel mensen per kamer? Vul dan een groter getal in bij het aantal kamers en Teams zal netjes alle deelnemers uitsmeren over meer kamers.

teams breakout rooms xcellent amersfoort

De andere optie heet ‘manueel toewijzen’. Iets meer werk, maar je hebt nu wél volledige controle over wie in welke kamer wordt gedropt. Handig voor kleine themavergaderingen, brainstormsessies, of om collega’s van een bepaalde afdeling of werkgroep samen in een kamer te plaatsen.

Breakout rooms aanmaken

Het is zover, één klik op de muis en iedereen is onderweg naar de aangemaakte rooms. Als organisator zie je nu aan de zijkant van je Teams-vergadering een lijst met vergaderruimte1, vergaderruimte2, vergaderruimte3, enz. Gelukkig kan je de verschillende kamers zelf een andere naam geven. Wel zo handig om het overzicht te bewaren. Niet helemaal tevreden over de verdeling van personen of toch een extra kamer aanmaken (of eentje verwijderen)? Geen probleem. Niets is in ijzer gegoten en als organisator ben jij de baas. Je kan hoppen van kamer naar kamer en zelfs chatten met leden van een specifieke room, zonder dat je überhaupt in die kamer zit!

Everybody pay attention!

Als organisator houd je de boel in het gareel. Geef instructies per kamer of doe algemene aankondigingen voor alle rooms. Zo stuur je bijvoorbeeld een bericht naar alle rooms dat het tijd is om af te ronden en dat de breakout-sessies over 10 minuten eindigen. Tijd om iedereen terug te halen naar de algemene hoofdvergadering? Sluit dan alle kamers. Je kan de kamers trouwens ook afzonderlijk sluiten, mocht je niet alle sessies willen beëindigen.

xcellent - teams aparte vergaderruimten maken

Enkele praktische tips

  • Zorg dat juiste instellingen open staan: (Teams -> Instellingen -> Algemeen -> vink aan: ‘Nieuwe vergaderervaringen);
  • Check ook of je de laatste Teams update hebt uitgevoerd (Klik op foto/initialen rechtsboven in het Teams scherm en kies: “Controller voor updates”);
  • Alléén de organisator van een vergadering kan breakout rooms starten;
  • De organisator van de vergadering moet gebruik maken van de desktop app;
  • Andere deelnemers kunnen wel deelnemen aan breakout rooms op alle devices: desktop, web of mobiel;
  • Bestanden die zijn gedeeld in afzonderlijke kamers kunnen ook beschikbaar worden gemaakt in de algemene vergadering, wanneer de breakout rooms zijn beëindigd;
  • Bestanden gedeeld in breakout rooms zijn na de vergadering ook beschikbaar in de Teams chat;
  • Elke breakout room heeft een eigen chat die jij als organisator kan inzien in de algemene chat lijst.

Efficiënt samenwerken met Microsoft Teams 

Aparte vergadergroepen maken is slechts een van de vele geweldige toepassingen van Microsoft Teams. Benieuwd naar andere mogelijkheden of wil je graag weten hoe Teams jullie bedrijfsprocessen naar een hoger niveau tilt? Volg dan een training bij een van onze office 365 specialisten en leer hoe je zo efficiënt mogelijk samenwerkt met Microsoft Teams. Vraag gerust een adviesgesprek aan bij een van onze Office 365 specialisten.

Wil jij meer handige tips ontvangen & op de hoogte blijven van ICT-ontwikkelingen? 

Wil jij graag meer weten over Microsoft Teams of een van de andere Office 365 apps? Schrijf je dan in op onze nieuwsbrief en blijf op de hoogte van onze nieuwste blogs, events en belangrijke ITontwikkelingen. Iedere maand lichten we een Office 365 applicatie uit en delen we op social media wekelijks onze nieuwste blogsStay tuned!

Lars Nieuwenhuis
Als Office 365 specialist bij Xcellent help ik je graag met vragen over het slim inrichten van je ICT-omgeving en het optimaal gebruiken van de Office 365-applicaties. Stuur mij een bericht en ik neem contact met je op.

Contact