Richard Groot Roessink / 19 januari 2021

Hoe kan ik zien welke bestanden met mij zijn gedeeld?

Iedereen vergeet wel eens iets. Geen ramp. Tenminste, zolang het niet om het voederen van de parkiet of de verjaardag van je partner gaat; dat zal namelijk niet direct bijdragen aan een goede sfeer. Tijdens werk, thuis aan de keukentafel of op kantoor, vergeten we ook weleens wat. En dat is niet gek met die enorme stroom aan informatie die we dagelijks voor de kiezen krijgen. Wel vervelend. Zeker als je bepaalde informatie zoekt die is gedeeld door collega’s, maar nergens kan vinden. Waar is nou dat ene document gebleven, die met jou is gedeeld een week of wat geleden? Voordat je de boel handmatig gaat omploegen, is het goed om te weten Office 365 uitstekende zoekfuncties heeft. En dat scheelt een hoop tijd. Met minimale informatie kan je gewoon terugvinden welke bestanden met jou zijn gedeeld binnen Office 365. Jij kan direct weer verder en de stressbal mag terug in de lade. 

Zoekfunctie in OneDrive for Business 

De meeste mensen zijn visueel ingesteld en dat biedt voordelen. Bepaalde beelden of fragmenten blijven wel hangen. Zo weet je waarschijnlijk nog wel in welke omgeving het bestand is gedeeld waar je naar op zoek bent. Een voor de hand liggende plek is OneDrive for Business. Open deze app en de speurtocht kan beginnen. Klik in het navigatiedeelvenster op ‘delen’ en vervolgens op ‘gedeeld met u.

xcellent bestanden zijn gedeeld

Verklein je zoekbereik 

Meestal herinner je je nog wel enkele details van het bestand dat met jou is gedeeld. Zo kan de naam van de persoon die het bestand heeft gedeeld blijven hangen, weet je nog in welke week het bestand is gedeeld of welk bestandstype je zoekt. Met de handige filterfunctie van OneDrive verklein je het zoekbereik en vind je sneller het bestand dat is gedeeld.  

OneDrive for Business zoekfunctie gebruik je als volgt: 

  • Als je nog ongeveer weet wanneer het bestand is gedeeld kan je het datumbereik aanpassen met een handige schuifregelaar; 
  • Weet je het bestandstype nog? Filter dan op bestandstypen en selecteer Excel, Foto’s of Video’s; 
  • Herinner je alleen nog de persoon die het bestand stuurde? Geef dan onder ‘personen’ de naam of e-mailadres van deze persoon op; 
  • Combineer bovenstaande zoekfilters indien mogelijk. Zo wordt jouw speurtocht helemaal een makkie. 

Bestanden zoeken in Teams  

Teams, dé plek voor virtueel vergaderen, is ook een locatie waar veel bestanden worden gedeeld. Niet alleen in de chat, maar ook in groepen en kanalen.

1. Zoeken in groepen en kanalen

Weet je nog ongeveer waar het bestand is gedeeld? Selecteer dan ‘bestanden’ links in het hoofdmenu. Filter vervolgens op recent gedeelde bestanden of kies Microsoft Teams voor alle bestanden die zijn gedeeld in jouw teams en kanalen.

xcellent bestanden terugzoeken Teams

2. Zoeken in Teams chatgesprekken

Is het bestand gedeeld in een chat en weet je nog welk gesprek? Selecteer dan ‘chats’ in het hoofdmenu en navigeer naar het juiste chatgesprek en kies vervolgens het tabblad ‘bestanden’.

3. Je weet niet (meer) waar het bestand staat

Weet je niet meer precies in welke teams vergadering of chat een bestand is gedeeld met jou? Geef dan het beetje informatie dat je hebt op in het vak ‘opdracht’ bovenin de app. Teams zoekt nu in alle groepen, kanalen en chats. Navigeer naar het tabblad ‘bestanden’ en jouw bestand staat hier als het goed is tussen. 

Twee vliegen in één klap 

Onder de motorkap worden bestanden die gedeeld worden in Teams Chatgesprekken trouwens opgeslagen op OneDrive for Business. Gebruik je de zoekfunctie van de laatstgenoemde app, dan vind je ook alle gedeelde bestanden terug die in de chat zijn gedeeld!

Laatste redmiddel: Delve 

Wanneer er alleen een versnipperde herinnering overblijft en je ook niet meer weet in welke Office 365 app het document is gedeeld, is er gelukkig nog een ultiem vangnet: Office 365 Delve. Deze multifunctionele app heeft namelijk een zoekfunctie die in álle Office 365 locaties zoekt waar jij rechten op hebt. Dus ook op SharePoint. Geef in het zoekveld het kleine beetje informatie wat je hebt op en Delve doet de rest. Delve is trouwens veel meer dan een zwaar kaliber zoekmachine. Deze app laat precies zien in welke documenten jij de laatste tijd hebt samengewerkt met collega’s. Ook zie je met welke documenten jouw collega’s bezig zijn, tenminste als jij ook de rechten hebt. 

Volg een training en leer veilig bestanden delen

Als het goed is kan je nu zonder al te veel moeite bestanden terugvinden die met jou zijn gedeeld. Bekijk het ook eens andersom; jij deelt waarschijnlijk regelmatig bestanden met anderen. Wil je zeker weten dat dit op een veilige, verantwoorde manier verloopt? Volg dan een training bij een van onze Office 365 specialisten. Wij leren jou en je collega’s graag de fijne kneepjes, want veilig bestanden delen is nou eenmaal een must voor elke organisatie. Vraag gerust een adviesgesprek aan met één van onze Office 365 specialisten.

Wil jij meer handige tips ontvangen & op de hoogte blijven van ICT ontwikkelingen?

Wil jij graag meer weten over de uitgebreide mogelijkheden van Office 365 for Business ? Schrijf je dan in op onze nieuwsbrief en blijf op de hoogte van onze nieuwste blogs, events en belangrijke ICT ontwikkelingen. Iedere maand lichten we een Office 365 applicatie uit en delen we op social media wekelijks onze nieuwste blogs. Stay tuned!

Richard Groot Roessink
Als Office 365 specialist bij Xcellent help ik je graag met vragen over het slim inrichten van je ICT omgeving én het optimaal gebruiken van de Office 365 applicaties. Stuur mij een bericht en ik neem contact met je op.

Contact