Dennis Blotenburg / 22 september 2020

Hoe organiseer je een live event in Teams?

Wellicht heb je het al eens voorbij horen komen, of er zelfs aan deel genomen; live events in Teams. Handig als je een presentatie, webinar of andere belangrijke informatie wilt delen met een (grote) groep mensen. Maar hoe werkt het eigenlijk? Welke opties heb je? Wij leggen het je graag uit.

Wat is een live event?

Het klinkt best raar, een live event. Zeker in deze tijden. Het type live event waar we het vandaag over hebben is eigenlijk een uitgebreide versie van een digitale vergadering in Teams. Je kunt namelijk een live event plannen en erin presenteren, maar je kunt hier ook andere collega´s voor ´aanwijzen´. Daarbij kun je het event ook opnemen, waardoor collega’s die er niet bij konden zijn het nog eens rustig kunnen terugkijken bijvoorbeeld.

Live events in Teams staan in het Nederlands trouwens bekend als live gebeurtenissen, voordat je in de war raakt 😉

Hoe organiseer je een live event in Teams?

Het organiseren van een live event is niet moeilijk, je hebt er alleen wel minimaal een E1 licentie voor nodig als je er één wilt organiseren. Goed om dit even te checken dus 🙂 Hoe het werkt? Je gaat naar de kalender weergave in Teams en klikt (rechts bovenin) op ‘nieuwe vergadering’. . Daar zie je twee keuzes: plan vergadering meeting of live event. Klik op live event.

Je ziet nu een menu waarin je verschillende zaken in kunt vullen. Denk aan de datum, de tijd en de taakverdeling. Huh? Yes, een live event is niet zomaar iets. Je moet namelijk twee rollen indelen: wie wordt de producent? En wie wordt de presentator? Je kunt trouwens ook beide rollen zelf invullen. Ideaal voor de multitaskers onder ons 😉

Wie doet wat?

Goeie vraag. Simpel gezegd is de producent verantwoordelijk voor de kijkervaring van deelnemers. Hij/zij regelt bijvoorbeeld wanneer het event start en stopt, wanneer er welk scherm er getoond wordt en bepaalt de indeling.

De presenter is verantwoordelijk voor de uitvoering van de inhoud. Hij/zij deelt zijn scherm, maar ook audio of video.. Verschil met een ‘gewone vergadering’? De producent kan de presentatie ‘live’ brengen. Verder is deze persoon ook verantwoordelijk voor het beheer van de Q&A omgeving. Hierover later meer.

Voor wie presenteer je eigenlijk?

Ook handig! Als je een live event aanmaakt, dan dien je ook aan te geven voor wie het event toegankelijk is. Dit doe je in het menu ‘machtigingen voor live gebeurtenis ’. Je hebt hierin drie keuzes:

  • Personen en groepen (jouw eigen team of afdeling bijvoorbeeld)
  • Hele organisatie (er is wel een inlog nodig)
  • Openbaar (iedereen kan deelnemen, geen inlog nodig)

Je kunt in dit scherm ook aangeven voor wie de opnames van het live event beschikbaar is. Alleen voor de makers (producent en presenter) of voor alle deelnemers? Let op: de optie om live events op te nemen staat standaard aan. Wil je dit niet, dan dien je dit dus zelf uit te schakelen.

Hoe organiseer je een Q&A in je live event?

Wanneer je in Teams een live event organiseert, dan krijg je in het menu ‘bronnen voor livegebeurtenis ’ een aantal opties te zien die je kunt selecteren. Eén van de features die je aan kunt klikken is Q&A report. Let op: je dient hiervoor wel in het bezit te zijn van een uitgebreid Office365 pakket (E3 of hoger) en deze optie moet ingeschakeld zijn door jullie Teams administrator.

Hoe open ik als deelnemer een Q&A in Teams?

Wanneer je deelnemer bent en je graag een vraag wilt stellen, dan open je rechts in het scherm het icoon Q&A. Dit icoon is overigens alleen zichtbaar indien de organisator dit heeft ingesteld.

We gaan ervan uit dat dit het geval is. Je ziet dan in de Q&A een balk waarin je je vraag kunt stellen en krijgt daarbij de optie of je deze publiekelijk of privé wilt stellen. Wanneer de organisator je vraag beantwoord, krijgt hij of zij óók de optie om dit publiekelijk (voor iedereen zichtbaar) of privé (alleen voor jou te zien) te doen.

Grappige extra feature; de organisator en alle deelnemers kunnen jouw vraag ook ‘liken’ met het duimpje omhoog icoon. Handig om te laten weten dat het een goede vraag is of dat je deze gezien hebt.

Meer vragen?

We hopen je hiermee wat meer op weg geholpen te hebben in de wondere wereld van Microsoft Teams. Wil je graag nog even verder lezen over live events in Teams? Check dan deze link. Mocht je hier meer uitleg over nodig hebben of gewoon eens willen sparren over Office365 apps, vul gerust het contactformulier in op onze website. Onze Office 365 specialisten helpen je graag verder!

Wil jij meer handige tips ontvangen & op de hoogte blijven van ICT ontwikkelingen?

Wil jij graag meer weten over Microsoft Teams of één van de andere Office 365 apps? Schrijf je dan in op onze nieuwsbrief en blijf op de hoogte van onze nieuwste blogs, events en belangrijke ICT ontwikkelingen. Iedere maand lichten we een Office 365 applicatie uit en delen we op social media wekelijks onze nieuwste blogs dus stay tuned!

Dennis Blotenburg
Als Office 365 specialist bij Xcellent help ik je graag met vragen over het slim inrichten van je ICT omgeving én het optimaal gebruiken van de Office 365 applicaties. Stuur mij een bericht en ik neem contact met je op.

Contact