Xcellent / 14 april 2020

Hoe To Do je helpt om thuis productief te zijn

Thuiswerken en productiviteit lijken soms moeilijk te combineren. Veel mensen vinden het lastig om een overzicht te houden van de werktaken die gedaan moeten worden zonder dat je in de vertrouwde kantooromgeving zit, met collega´s die zo nu en dan de status opvragen van bepaalde taken of projecten. Dat contact geeft je nét even die stok achter de deur. Nu ben je grotendeels op jezelf aangewezen. Gelukkig betekent dat niet dat je thuis niet productief kunt werken. Laat To Do je helpen om jouw dag beter te organiseren!

Jouw persoonlijke takenmanager

Eigenlijk is To Do niks meer en minder dan een (bijzonder slimme) virtuele takenmanager. Je kunt er natuurlijk, net zoals op papier, je taken noteren en afvinken wanneer deze afgerond zijn. To Do bied je echter een aantal extra functionaliteiten waar jouw papieren takenlijst niet tegen op kan:

  • To Do integreert naadloos met Outlook: taken die je in To Do zet staan ook in je takenomgeving van Outlook & e-mails met vlag verschijnen ook in je To Do omgeving
  • Door einddatums toe te voegen aan je taken functioneert de app als een stok achter de deur
  • Ook onderweg te gebruiken: download de mobiele versie
  • Zowel zakelijk als privé te gebruiken (bijvoorbeeld voor je klus ideeën)

Hoe werkt To Do?

Binnen To Do werk je met lijsten. Deze lijsten kun je zelf aanmaken en helpen je om je taken te categoriseren. Denk bijvoorbeeld aan een urgente takenlijst, privé lijsten of een lijst van contacten die je nog wilt nabellen. Zodra je een taak hebt afgerond, klik je op het ronde icoon voor de taak. Voltooide taken verdwijnen automatisch van de lijst.

taken

Maak gebruik van de verschillende opties in To Do

Zoals je weet kun je binnen To Do taken aanmaken. Wat veel mensen echter niet weten is dat je de binnen deze taken ook nog vele opties kunt toevoegen. Je kunt bijvoorbeeld:

  • Een einddatum toevoegen aan de taak
  • Grote taken kun je opsplitsen in sub-taken
  • De taak als herhalende taak markeren
  • Taken prioriteren (markeer met een ster)
  • Taken toevoegen aan ‘mijn dag’
  • Voeg bijlage en-of notities toe aan de taak

Start je dag overzichtelijk met Mijn Dag

Wanneer je pas net met To Do werkt kan het je opvallen dat je, ondanks je verwoede pogingen om al je taken te noteren, opgescheept zit met een enorme opsomming van taken. Niet handig. Daarom heeft To Do de optie ‘Mijn dag’. Deze omgeving bied je een fijn overzicht van de taken die je op deze dag moet doen. Je kunt hier zelf taken in aanmaken of naartoe slepen.

Wanneer je taken afgerond hebt in je Mijn Dag omgeving, dan blijven deze staan. Microsoft heeft dit bewust zo ingesteld zodat je goed je voortgang kunt zien. Oftewel, voor elke afgevinkte taak mag je jezelf een schouderklopje geven 😉

Handige tip: wanneer je taken een einddatum geeft, komen deze automatisch op de juiste datum in je Mijn Dag omgeving. Zo kun je To Do praktisch gebruiken als een slimme personal assistent!

Slim samenwerken

Zeker nu je thuiswerkt kan het weleens lastig zijn om scherp te hebben waar je collega’s mee bezig zijn. Je mist immers de korte overlegmomenten aan het bureau of bij de koffiemachine. Niet getreurd, To Do helpt je om dit inzichtelijk te krijgen. Je kunt namelijk eenvoudig je takenlijst mailen naar anderen.

Daarnaast kun je ook de toegang beheren en kiezen welke personen je wilt toevoegen aan de lijst. Ga hiervoor naar de gewenste lijst en klik op het icoon met het poppetje. Hierna zie je iedereen die je hebt toegevoegd terug in je lijst. Mooie extra hierbij is dat je nu ook taken kunt toewijzen aan iedere persoon die toegevoegd is aan de lijst. Taken die door anderen aan jou toegewezen zijn vind je trouwens terug in het onderdeel ‘Toegewezen aan u’.

lijst

Word een To Do pro met deze tips!

Mocht je bovenstaande functionaliteiten allemaal al kennen, dan kunnen we ons voorstellen dat je wellicht wat teleurgesteld bent. Je had graag iets nieuws willen leren… Goed nieuws, we hebben een aantal handige features voor je opgesomd die je waarschijnlijk nog niet kent! Hier komen ze:

  • Grote taak te volbrengen? Maak dan sub taken aan (open de taak – klik op ‘stap toevoegen’)
  • Maak gebruik van Smart Lists. Hiermee zie je de verlopen onvoltooide taken en de taken die gepland staan voor de komende 5 dagen.
  • Wissel tussen verschillende accounts binnen To Do. Bijvoorbeeld tussen je zakelijke & privé account.
  • Voeg je lijst toe aan de ‘Live Tegels’ in je startmenu (alleen te gebruiken in Windows 10)
  • Leer de sneltoetsen van To Do:
  1. Ctrl + N: Voeg een nieuwe taak toe
  2. Ctrl + L: Maak een nieuwe lijst aan
  3. Ctrl + T: Voeg een taak toe aan Mijn Dag
  4. Ctrl + D: Voltooi een taak
  5. Ctrl + F: Zoekfunctie
  6. Ctrl + R: Synchroniseer
  7. Ctrl + 1: Open het navigatie menu (zijbalk)

 

Meer tips ontvangen over Office 365 applicaties?

We hopen je in dit blog wat handige tips gegeven te hebben over To Do. Een handige app die je zowel op desktop als mobiel kunt gebruiken en die ervoor zorgt dat je elke dag start met een helder overzicht van je geplande taken! Wil jij graag op de hoogte blijven van de laatste ontwikkelingen op ICT gebied of fijne tips ontvangen over de slimme apps van Microsoft? Schrijf je dan in voor onze mailing.

Ps. Direct meer tips lezen over Office 365 applicaties? Bekijk hier ons blog over Outlook.

Xcellent
Bij Xcellent vinden we vitaliteit belangrijk, niet alleen onder onze eigen medewerkers maar ook bij anderen. We inspireren daarom regelmatig met online blogs, infographics en filmpjes.

Contact