Dennis Blotenburg / 16 september 2020

Microsoft Lists, de Office365 tool voor scrum/agile werken!

Veel werknemers werken al scrum en zijn bekend met termen als de backlog, sprints, retrospective en de daily standup meeting. Veel bedrijven gebruiken hier externe tools hier maar vanaf nu kunnen jullie ook agile en scrum werken met een eigen tool van Microsoft: Lists! Wij geven je vast een voorproefje van handige features en de voordelen van deze app.

Wat is Microsoft Lists?

Microsoft noemt het zelf een ‘smart information tracking system’ en dat is het eigenlijk ook. Het is eigenlijk een modernere versie van de klassieke ´Lijsten´ in SharePoint. Microsoft heeft er een eenvoudige versie van gemaakt die veel prettiger is in het gebruik en dus ook toepasbaar is voor mensen die geen kennis van SharePoint hebben.

Je kunt in Lists kiezen uit verschillende lijst types, waaronder bijvoorbeeld de ‘probleem tracker’. Hierin kun je onder andere ´user stories´ aanmaken, net zoals in sprints. Hierbij heb je de mogelijkheid om die ‘issues’ onder te verdelen in bepaalde categorieën, de prioriteit te bepalen, ze toe te wijzen aan een teamlid en de status te wijzigen.

Denk hierbij aan projecten als het verbeteren van een website, het omvormen van het huidige sales systeem of het vervangen van alle infrastructuur in jullie bedrijfsgebouw. En no worries; Lists is ook heel geschikt voor minder rigoureuze projecten 😉

Hoe kan ik ermee werken?

Lists biedt je diverse templates aan welke je kunt gebruiken voor jouw doeleinden. We noemen een aantal voorbeelden die je zou kunnen gebruiken voor veelvoorkomende taken:

  • Kalender weergave. Makkelijk overzicht van geplande events en andere interne/externe activiteiten
  • Asset Beheer. Overzicht van alle fysieke tools die jullie intern gebruiken voor de uitvoering van een specifiek project of event. Denk aan camera’s, keyboards of presentatie tools. In de Asset Beheer omgeving vind je dan de producent van het item, het serienummer en eventuele andere specs. Handig als je het item moet vervangen/omruilen, wilt weten wie het in bezit heeft of wilt verkopen!
  • Probleem tracker. Dit is de meest belangrijke feature; te gebruiken om agile en scrum te werken.
  • Social media kalender. Ideaal voor de marketing afdeling!

Wat zijn de voordelen van Microsoft Lists?

Daar kunnen we kort over zijn. Er kleven talloze voordelen aan Microsoft Lists maar dit zijn wel de meeste belangrijke:

  • Volledig integreerbaar met andere Office 365 apps
  • Te openen vanuit Teams, Outlook en Planner
  • Direct in te voegen als tabblad in Teams, mooi alternatief voor traditionele Excel lijsten want je kunt direct taken toewijzen en bepaalde processen automatiseren
  • Onderdeel van het Office 365 pakket
  • Te gebruiken als scrum/agile tool
  • Ideaal voor taken/project management voor iedere afdeling
  • Te gebruiken op ieder apparaat dus ook op mobiel
  • Mogelijkheid om privé lijsten te maken, welke je optioneel kunt delen met collega’s
  • Ready to use templates – eenvoudig te gebruiken én naar wens uit te breiden
  • Mogelijkheid tot automatiseren middels Power Automate
  • Mogelijkheid om van de lijst eenvoudig een app te maken middels Power Apps
  • Goed alternatief voor Excel lijstjes, je maakt er een interactieve lijst van

Liever even zelf bekijken?

We begrijpen dat een nieuwe tool nogal lastig te begrijpen is uit tekst alleen. Wij mensen zijn tenslotte visueel ingesteld 😊 Hier bekijk je een korte video over Microsoft Lists (17 min).

Wil jij meer handige tips ontvangen & op de hoogte blijven van ICT ontwikkelingen?

Wil jij graag meer weten over Microsoft Teams of één van de andere Office 365 apps? Schrijf je dan in op onze nieuwsbrief en blijf op de hoogte van onze nieuwste blogs, events en belangrijke ICT ontwikkelingen. Iedere maand lichten we een Office 365 applicatie uit en delen we op social media wekelijks onze nieuwste blogs dus stay tuned!

Dennis Blotenburg
Als Office 365 specialist bij Xcellent help ik je graag met vragen over het slim inrichten van je ICT omgeving én het optimaal gebruiken van de Office 365 applicaties. Stuur mij een bericht en ik neem contact met je op.

Contact