Profiel foto Richard Groot Roessink Richard Groot Roessink / 4 februari 2020

Multidisciplinair werken – Hoe Teams bijdraagt aan een betere samenwerking

Binnen de meeste organisaties wordt op projectbasis gewerkt. Vaak betekent dit dat er meerdere collega’s van verschillende afdelingen actief werken aan een bepaald project of taak. Dit noemen we multidisciplinair werken. Microsoft heeft hard nagedacht over hoe ze organisaties nóg beter kunnen helpen in slim en efficiënt samenwerken. Werken met verschillende afdelingen brengt namelijk de nodige uitdagingen met zich mee. We noemen wat voorbeelden:

  • Niet iedereen heeft toegang tot de benodigde documenten die op de lokale server staan
  • Communicatie vindt plaats tijdens fysieke vergaderingen & via de mail, app en telefoon
  • Er bestaat onduidelijkheid over de taakverdeling, verantwoordelijkheden en deadlines
  • Specificaties en kwaliteitseisen van het project zijn lastig terug te vinden
  • Er zijn aanpassingen gemaakt in documenten maar niet iedereen heeft de meest recente versie
  • Er zijn te weinig contactmomenten om de voortgang van taken te bespreken
  • Niet iedereen kan aanwezig zijn bij de fysieke vergaderingen

Teams faciliteert betere communicatie

Doordat je in Teams verschillende chatgroepen per team (lees: project) aan kunt maken en nog een verdeling kunt maken per onderdeel van het project (bekend als kanalen in Teams), zorgt dit voor een duidelijk gescheiden communicatie op één centrale plek. De chat functioneert als real-time communicatiekanaal.

Het zorgt ervoor dat alleen de juiste mensen voor hun relevante informatie te zien krijgen en je kunt in 1 op 1 gesprekken (en groep chats met max 20 deelnemers) eenvoudig zien of de ander je bericht gelezen heeft middels een leesbevestiging. Binnenkort zal er ook een integratie met Outlook plaatsvinden zodat je ook alle bijbehorende mails kunt toevoegen in de chat.

Teams faciliteert overzichtelijke documentatie

Het grote voordeel van Teams is dat je real-time documenten kunt delen, deze applicatie integreert namelijk met alle andere Office 365 applicaties. Dit betekent bijvoorbeeld dat je eenvoudig Word, Excel en PowerPoint bestanden kunt delen. Daarnaast koppelt Teams ook met SharePoint en OneDrive.

Teams faciliteert inzicht in voortgang en verantwoordelijkheden

Binnen Teams kun je eenvoudig communiceren én documenten delen. Dit betekent dus ook dat je snel de status van een bepaald project of taak kunt controleren. Verder integreert Teams ook met Microsoft To-Do en Planner, zodat je makkelijk en de voortgang van projecten kunt bijhouden en nieuwe taken kunt toevoegen. Binnenkort wordt er een nieuwe update gelanceerd waarbij je in Teams één overzicht kunt zien van alle taken die ‘los’ in Outlook, To-Do en Planner staan. Nog meer tijdswinst!

Ben je benieuwd hoe Teams er in de praktijk uitziet?

Begrijpen we helemaal. Het is namelijk best een uitdaging om je een duidelijke voorstelling te kunnen maken van de werking van Teams in de praktijk als je kennis hierover alleen uit teksten moet halen. Wij zijn nu eenmaal visueel ingesteld. Daarom laten we je graag dit filmpje van Microsoft zien: bekijk in enkele minuten de werking en het gemak van Microsoft Teams.

Wil jij jouw team ook efficiënt laten werken met Teams?

Bij Xcellent doen we er alles aan om organisaties slimmer én veiliger te laten werken. Wil jij een keer sparren met één van onze Office 365 specialisten over het gebruik van Teams binnen jouw organisatie? We geven in house trainingen en denken actief met je mee over eventuele andere verbeteringen in jouw online werkomgeving. Vul gerust het formulier rechtsboven op deze pagina in, Richard neemt graag contact met je op!

Meer handige tips & ICT nieuws ontvangen?

Wil jij graag meer weten over Microsoft Teams of één van de andere Office 365 apps? Schrijf je dan in op onze nieuwsbrief en blijf op de hoogte van onze nieuwste blogs, events en belangrijke ICT ontwikkelingen. Iedere maand lichten we een Office 365 applicatie uit en delen we op social media wekelijks onze nieuwste blogs dus stay tuned!

Profiel foto Richard Groot Roessink
Richard Groot Roessink
Als Office 365 specialist bij Xcellent help ik je graag met vragen over het slim inrichten van je ICT omgeving én het optimaal gebruiken van de Office 365 applicaties. Stuur mij een bericht en ik neem contact met je op.

Contact