Lars Nieuwenhuis / 21 september 2021

Nieuwe functies Outlook

Het Microsoft e-mailplatform Outlook is onmisbaar voor een goede samenwerking en soepele communicatie. Continu in ontwikkeling en altijd vooruitstrevend. De afgelopen maanden zijn er weer een aantal mooie nieuwe functies van Outlook live gegaan die de communicatie met collega’s en relaties nog eenvoudiger maakt! We hebben de 5 belangrijkste voor je eruit gepikt. 

xcellent nieuwe functies outlook

Berichten delen in Teams

Outlook en Teams, 2 giganten in onze Office 365-omgeving. Het is dan ook geen verassing dat deze apps de handen ineen hebben geslagen. Hoe het werkt? Heel simpel. Outlook is uitgebreid met een knop waarmee je direct Outlook berichten kunt delen met een persoon of kanaal in Teams. Probeer het eens uit en ontdek de voordelen van deze shortcut!

Spraak-naar-tekst-functie

Al die e-mails typen is niet bepaald gezond voor je lichaam. Gun je rug, nek en schouders een beetje rust en laat jouw stem het zware werk verzetten. Schrijf een e-mail met jouw spraak. Met een nieuwe werkbalk dicteer je er gewoon op los en Outlook zet jouw verhaal netjes op papier. Laat je per ongeluk een gezonde vloek los als het dicteren niet helemaal op rolletjes loopt? Wees gerust, standaard staat het profaniteitsfilter aan. Deze blokkeert een groot aantal scheldwoorden. Dat scheelt weer een paar verwijder commando’s. Het filter kan natuurlijk ook uitgeschakeld worden. Meer over de spraak-naar-tekst-functie (handige commando’s bijvoorbeeld) lees je in deze blogpost: ‘vijf tips voor outlook’

Zoeken met ‘natuurlijke taal’

Het zoekalgoritme van Outlook wordt met de dag slimmer. Typ een zoekopdracht in de zoekbalk, gewoon zoals je iets zou vragen in ‘natuurlijke taal’. Geen ingewikkelde syntaxis nodig. Wil je bijvoorbeeld alle e-mails van Pietje op een rijtje? Typ ‘van Pietje’ in de zoekbalk en alle inkomende e-mails van Pietje worden netjes opgehaald. Op dezelfde manier zoek je ook in Agenda items naar afspraken.

teams en outlook xcellent

Ontvang suggesties voor vergadermomenten

Vergadering inplannen met een collega? Typ de naam van deze persoon in het zoekvak en Outlook vergelijkt direct jullie agenda’s. Onder ‘potentiële overeenkomsten’ vind je direct suggesties voor vergadermomenten! Het enige wat rest is zelf een van die momenten vastleggen. Maarrrr, het wordt binnenkort nog eenvoudiger: de ‘scheduler’ van Cortana komt naar Nederland. Stuur een e-mail met vergaderverzoek naar collega’s en Cortana boekt automatisch een geschikt vergadermoment in!

Voorgestelde antwoorden

De e-mailbox bijhouden kan een tijdrovende klus zijn. Sommige e-mails vragen slechts om een korte reactie of bevestiging, zonder hele verhandelingen te versturen. Outlook heeft een slimme functie ontwikkeld die dit proces kan versnellen. Dankzij ‘machine learning’ toont Outlook 3 suggesties van veelgebruikte korte antwoorden. Typ de eerste letters van je antwoord en de suggesties verschijnen. Zit er een passend voorstel bij? Selecteer deze en kies voor ‘verzenden’. Het is nog even wachten tot deze functie de Nederlandse taal ondersteunt, maar al wel beschikbaar voor andere talen: Engels, Frans, Duits, Portugees, Spaans en Italiaans. Dus, als jij veel correspondeert in een andere Europese taal, kun je nu al de vruchten plukken!

Volg een Office 365 training bij een van onze specialisten

Naast deze nieuwe functies heeft Outlook natuurlijk tal van andere mogelijkheden. Wil je zo efficiënt mogelijk leren werken met Outlook en andere Office 365 apps? Volg dan een training en we leren je alle fijne kneepjes. Vraag gerust een adviesgesprek aan bij een van onze Office 365 specialisten.

Wil jij meer handige tips ontvangen & op de hoogte blijven van ICT-ontwikkelingen? 

Wil jij graag meer tips voor Outlook of een van de andere Office 365 apps ontvangen? Schrijf je dan in op onze nieuwsbrief en blijf op de hoogte van onze nieuwste blogs, events en belangrijke ITontwikkelingen. Iedere maand lichten we een Office 365 applicatie uit en delen we op social media wekelijks onze nieuwste blogsStay tuned!

Lars Nieuwenhuis
Als Sales Director bij Xcellent help ik je graag met vragen over het slim inrichten van je ICT-omgeving en het optimaal gebruiken van de Office 365-applicaties. Stuur mij een bericht en ik neem contact met je op.

Contact