Lars Nieuwenhuis / 9 maart 2021

Plan jouw zakelijke afspraak met Findtime

Een zakelijke afspraak inplannen met collega’s én externen? Makkelijker gezegd dan gedaan. Agenda’s zitten vaak bomvol en een gaatje vinden waarin jullie allemaal beschikbaar zijn, is zo makkelijk nog niet. Microsoft FindTime biedt uitkomst. Deze handige Outlook plug-in vergelijkt jullie agenda’s en is meester in het spotten van geschikte tijdvakken. Even de agenda’s naast elkaar leggen, maar dan digitaal. Dat is wat FindTime voor jullie doet in een notendop. Ideaal om een zakelijke afspraak in te plannen. Zonder tig keer voorstellen heen en weer te sturen voor een geschikt moment.

xcellent findtime verrekijker

Een soort Datumprikker dus? Niet helemaal. Datumprikker is vooral bedoeld voor het plannen van privé-afspraken/uitjes. Een Alpaca overnachting in Tiendeveen of met de familie een elektrische tuk-tuk huren plan je met Datumprikker. FindTime is de zakelijke evenknie en gaat een stapje verder. Deze mooie plug-in vergelijkt gedeelde Outlook Agenda’s om een geschikt moment in te plannen en kan zelfs automatisch een Teams-vergadering inplannen bij een gevonden match! Stuur jij als organisator een e-mail met voorgestelde momenten? Dan worden alle voorstellen als tijdvak gereserveerd in jouw agenda, zodat je niet per ongeluk een dubbele afspraak inplant; want dat is niet zo cool. Datum/tijdstip gevonden? De overige reserveringen in de agenda verdwijnen als sneeuw voor de zon.

Gedeelde Outlook Agenda van collega’s

Wil je een afspraak plannen met één of meerdere collega’s die een gedeelde agenda hebben? Dan is het helemaal feest. FindTime ziet namelijk direct of deze personen op een voorgesteld tijdstip beschikbaar zijn volgens de agenda; al vóór je de poll verstuurt! Collega’s die op dat specifieke moment beschikbaar zijn, verschijnen als groene poppetjes. Of als rode poppetjes als ze bezet zijn en als grijs poppetje als zelfs FindTime geen idee heeft. Gebruik deze wijsheid en bespaar jezelf en collega’s een hoop tijd en energie.

xcellent findtime klok

Tip: wees terughoudend met hele dagen in je agenda blokken met thema’s als: ‘aan het werk’. Dan wordt het zelfs voor FindTime een ‘mission impossible’ om een gaatje te vinden.

Hoe gebruik je FindTime?

Heel simpel. Meld je eenmalig aan met je zakelijke e-mailadres via findtime.microsoft.com. Open Outlook (misschien even opnieuw opstarten) en de FindTime plug-in is direct beschikbaar! Alleen de organisator van een vergadering heeft trouwens de plug-in trouwens nodig. Al is zo’n mooie uitbreiding voor iedereen een aanrader.

FindTime poll aanmaken en versturen

Ready? Start met een nieuw e-mailbericht en voeg eerst alle deelnemers toe in het ‘aan’ of ‘cc’ veld. Geef je e-mail een duidelijk onderwerp, want de afspraak krijgt straks ook deze naam! Selecteer nu de recent verschenen optie: ‘new meeting poll’ (of: ‘reply with new meeting poll’ als je reageert op een e-mail). Vooralsnog zijn de buttons alleen beschikbaar met Engelse tekst, maar het spreekt voor zich. Aan de rechterkant verschijnt nu een nieuw venster waar je diverse opties ziet. Geef hier verschillende data op en hoelang de meeting gaat duren.

We zijn er bijna. In het volgende scherm kan je eventueel nog een locatie kiezen; handig als we ooit weer met z’n allen naar kantoor komen. Het is zover, je kan nu een link naar de poll toevoegen aan het e-mailbericht. Versturen maar! Heeft FindTime een match gevonden? Dan hoef je niets meer te doen! De afspraak wordt automatisch ingepland. Mocht er geen match mogelijk zijn, dan kaatst FindTime de bal terug. Je kan nieuwe tijdvakken voorstellen of toch een meeting doordrukken op een moment dat niet iedereen aanwezig is. Even goede vrienden.

Wil jij meer handige tips ontvangen & op de hoogte blijven van ICT-ontwikkelingen? 

De FindTime plugin-in van Outlook is slechts een van de vele geweldige toepassingen van Office 365 for Business. Wil jij graag nog efficiënter leren werken met Office 365 apps? Volg dan een training bij een van onze Office 365 specialisten en leer alle ins-en-outs. Of schrijf je in op onze nieuwsbrief en blijf op de hoogte van de nieuwste blogs, events en belangrijke ICTontwikkelingen. Iedere maand lichten we een Office 365 applicatie uit en delen we op social media wekelijks onze nieuwste blogsStay tuned!

Lars Nieuwenhuis
Als Sales Director bij Xcellent help ik je graag met vragen over het slim inrichten van je ICT-omgeving en het optimaal gebruiken van de Office 365-applicaties. Stuur mij een bericht en ik neem contact met je op.

Contact