Lars Nieuwenhuis / 10 augustus 2021

Plan medewerkers in met Microsoft Shifts

Microsoft Shifts is een krachtige planningstool waarmee je vanuit Teams roosterplanningen maakt en medewerkers in dagdelen indeelt. Erg handig als jouw team veel wisselende diensten draait. Of als stok achter de deur om te voorkomen dat te veel collega’s naar kantoor komen; met Coronaverspreiding in het achterhoofd. Maak nieuwe planningen of importeer een bestaande uit Excel. Wijs teamleden toe aan tijdvakken en voeg ‘open shifts’ toe aan de planning die medewerkers zelf kunnen aanvragen of ruilen met een andere shift. Dat laatste geldt ook voor vakantiedagen. In deze blogpost helpen we je op weg met Shifts en leggen we uit welke  features jou een waterdichte planning opleveren.  

Hoe gebruik ik in Shifts in Teams? 

Shifts is een gratis app gebouwd in Teams. Vanuit Teams klik je links in het hoofdmenu op de 3 puntjes 3 puntjes teams. Waarschijnlijk staat Shifts al tussen de voorgestelde/ recente apps. Zo niet, zoek Shifts dan op met behulp van het zoekveld. Je kan Shifts nu openen, maar ook eerst vastpinnen aan je menubalk in Teams. Zo is Shifts voortaan binnen handbereik en ben je slechts één muisklik verwijderd van je planningen. Eenmaal geopend kies je voor welk team je Shifts wilt gebruiken en stel je een tijdzone in. Het is nu tijd om jouw planning skills te etaleren. 

N.b. je moet wel teameigenaar zijn in Shifts om een team te kiezen. Als dit nog niet het geval is, moet je bij een teameigenaar aangeven dat je rijp bent voor promotie naar een eigenaarsrol. Alle eigenaren kunnen deze promotie verzorgen. 

Zo maak je een Shift aan 

Je krijgt nu een legio aan opties om een strakke planning te organiseren.  

1) Groepen: Maak verschillende groepen aan. Gebruik bijvoorbeeld voor verschillende afdelingen binnen jouw bedrijf unieke groepen. Vergeet niet elke groep een relevante, passende naam te geven. 

2) Personen: Wijs nu medewerkers toe aan de groep(en) die je zojuist hebt aangemaakt. Alle personen die deel uitmaken van het Team waarvoor je de planning bouwt, kun je toevoegen. Staat de persoon die je zoekt niet in de lijst? Dan moet deze eerst aan het Team worden toegevoegd. 

3) Shifts: Klik nu een dag aan van een van de teamleden om de shift vorm te geven. Er opent een venster waarin je een aantal opties kunt aanpassen. Zoals duur van de shift, dit kan de hele werkdag zijn, maar ook een tijdvak van een aantal uren. Voeg eventueel notities toe voor het teamlid. Deze zijn alleen zichtbaar voor deze persoon. Of voeg verschillende activiteiten toe aan een Shift. Is de Shift klaar? Kies voor ‘opslaan’ of deel direct met de toegewezen persoon. Delen kun je beter pas doen als alle shifts zijn toegewezen, dan hoef je dit namelijk slechts eenmaal te doen. 

3) Dagnotitites: Voeg notities en herinneringen toe aan een bepaalde dag. Een reminder bijvoorbeeld dat de bedrijfsborrel om 15:00 start. Deze notities zijn zichtbaar voor alle Shift-leden. 

Enkele handige features

  • Je kunt ook ‘open shifts’ aanmaken, dus zonder een persoon toe te wijzen. Teamleden hebben dan zelf de mogelijkheid een shift te claimen. Boven alle teamleden vind je de rij ‘open shifts’ in de planning. Je kunt een shift beschikbaar stellen voor meerdere personen. 
  • Teamleden mogen ook – indien jij dit als planner toestaat – onderling shifts ruilen. 
  • Teamleden kunnen via Shifts een verzoek indienen voor wijzigingen in de planning of het aanvragen van vakantiedagen. 
  • Medewerkers kunnen met de mobiele Teams-app in- en uitklokken in Shifts.  
  • Controleer en beoordeel als planner de aanvragen van teamleden.  
  • Exporteren: Bekijk je planning in een spreadsheet door het bestand te exporteren naar Excel; 
  • Dit werkt ook andersom! Importeer een bestaande Excel planning in Shifts. 
  • Gebruik filters om de alleen de shifts van een specifiek teamlid te tonen. Handig als deze persoon vragen heeft over de shifts.  

Instructievideo’s Microsoft Shifts bekijken?

Check ook de Shifts training video’s van Microsoft. Deze korte instructievideo’s zijn precies wat je nodig hebt voor een snelle start met Shifts.  

Wil jij meer handige tips ontvangen en op de hoogte blijven van ICT-ontwikkelingen? 

Schrijf je in op onze nieuwsbrief en blijf op de hoogte van onze nieuwste blogs, events en belangrijke ITontwikkelingen. Iedere maand lichten we een Office 365 applicatie uit en delen we op social media wekelijks onze nieuwste blogs. Stay tuned!

Lars Nieuwenhuis
Als Sales Director bij Xcellent help ik je graag met vragen over het slim inrichten van je ICT-omgeving en het optimaal gebruiken van de Office 365-applicaties. Stuur mij een bericht en ik neem contact met je op.

Contact