Xcellent / 4 juni 2020

Planner, dé online tool om je taken te monitoren

Velen van ons werken in teams aan verschillende projecten. Met teams bedoelen we je collega’s, niet de applicatie Teams in Office 365 (al zou dat het feest compleet maken). Indien je al in Teams werkt (ja de applicatie), dan ben je ongetwijfeld al bekend met het grote gemak die Office 365 applicaties jou en je team kunnen bieden. Communicatie, documentatie en het onderling delen van informatie gebeurt al real-time en online. In dit blog vertellen we je graag meer over een andere handige applicatie: Microsoft Planner.

Wat is Planner?

Planner is de online planningstool van Microsoft. Het integreert met andere Office 365 applicaties waardoor dit veel gemak en tijdswinst oplevert. Zo is de app direct vanuit Teams te openen, maar ook vanuit je browser of als app op je mobiele apparaten. Je kunt er eenvoudig plannen mee maken, taken aanmaken én direct toewijzen aan collega’s in je team. Daarnaast kun je op een prettige visuele manier de voortgang van je projecten monitoren.

Hoe gebruik ik Planner?

Zoals eerder genoemd kun je deze applicatie openen vanuit je Teams omgeving, browser of vanuit mobiele app. Je hebt als het ware een bureaublad (bord) waarop je diverse ‘buckets’ aan kunt maken. Deze ‘buckets’ vertegenwoordigen de categorieën die je binnen je projecten wilt aanmaken. Denk aan marketing, jaarplan, prognoses of catering. Laten we de stappen eens puntsgewijs doornemen:

  • Geef je plan een naam
  • Bepaal voor wie het plan zichtbaar is: openbaar (iedereen in je organisatie) of vertrouwelijk (alleen voor teamleden))
  • Voeg leden toe aan je plan (typ de naam of het e-mailadres)
  • Maak ‘buckets’ aan; met deze categorieën kun jij je taken eenvoudig organiseren
  • Open je bucket en voeg één of meerdere taken toe
  • Voeg een begin- en/of einddatum aan de taak toe
  • Voeg opmerkingen toe aan taken
  • Voeg bijlages toe aan taken (vanuit SharePoint of OneDrive)
  • Wijs de taak toe aan één van je teamleden
  • Voeg nieuwe subtaken toe aan een taak

planner

Handige features in Planner

De basiswerking van Planner is vrij eenvoudig. Je maakt een plan aan, voegt taken toe en wijst deze toe aan je collega’s. Daarnaast biedt het programma je diverse opties om je Planner omgeving geheel naar eigen wens in te richten. We noemen een aantal voorbeelden:

  • Bij instellingen kun je aangeven welke notificaties je wilt ontvangen (op desktop of/en mobiel). Bijvoorbeeld alleen wanneer je een taak toegewezen hebt gekregen of wanneer een taak verloopt, volbracht is of afloopt in de komende 7 dagen
  • Sorteren: kies de optie die voor jou het makkelijkst werkt, bijvoorbeeld ‘voortgang’ of ‘einddatum’
  • Sleep projecten naar de gewenste periode op je dashboard. Planner heeft drie ‘tijdszones’ ingesteld: later, deze week en toekomst.
  • Klik op Weergave Planner om te zien hoe je taken zich verdelen over je agenda
  • Klik op grafieken om de voortgang per project te zien (fijne feature!)
  • Je kunt Planner ook toevoegen aan je Outlook agenda (klik op opties)
  • Leuk vooruitzicht: binnenkort kun je je taken ook zien in Microsoft Tasks (mooie nieuwe functie van Teams)

Waarom de visuele weergave van Planner te gek is!

Het is prettig als je je projecten goed kunt monitoren en daar heeft Planner goed op ingespeeld. Als je klikt op Weergave grafieken, krijg je een mooie weergave van de voortgang van projecten en taken. Je kunt er bijvoorbeeld in één oogopslag zien:

  • Welke taken te laat zijn (welke taken zijn nooit gestart of zijn te laat)
  • Welke taken momenteel uitgevoerd worden
  • Welke taken urgent of belangrijk zijn
  • Wie er overbelast is (door hoeveelheid of complexiteit van taken)

Daarnaast kun je bij de ‘Bucket weergave’ middels een staafdiagram zien wat de voortgang is per bucket (categorie). Het diagram geeft aan hoeveel taken er volbracht, geblokkeerd, te laat en/of risicovol zijn. Hiermee heb je dus een ultieme tool in handen als projectmanager!

visuele weergave planner

Meer leren over Planner?

Wil je op je gemakje alle features van Planner nog eens doornemen en stap voor stap door de applicatie meegenomen worden? Volg dan hier de online training van Microsoft of neem contact op met onze Office 365 specialisten! Wij helpen teams stapsgewijs werken met applicaties zoals Planner en geven ook (online) trainingen.

Meer tips ontvangen als echte Office 365 liefhebber?

We hopen je hiermee wat leuke tips gegeven te hebben om slimmer te leren werken in OneNote. Er zijn natuurlijk nog veel meer opties te vinden binnen het programma en wellicht heb jij zelf nog wel een gouden tip die je graag wilt delen! Reageer gerust onder onze post of laat een bericht achter op onze contactpagina, we voegen je suggesties graag toe. Wil je op de hoogte blijven van meer tips en tricks over veilig en slim werken? Schrijf je dan in op onze nieuwsbrief!

Ps. Direct al meer tips lezen over Office 365 applicaties? Bekijk hier ons blog over OneNote.

Xcellent
Bij Xcellent vinden we vitaliteit belangrijk, niet alleen onder onze eigen medewerkers maar ook bij anderen. We inspireren daarom regelmatig met online blogs, infographics en filmpjes.

Contact