Richard Groot Roessink / 22 december 2020

Pollen, quizzen en enquêteren met Microsoft Forms

Het woord ‘Forms’ verklapt eigenlijk al een beetje waar deze mooie app om draait: formulieren. Geen stapel saaie paperassen, maar digitale vragenlijsten die je deelt met een doel: een stukje informatie lospeuteren bij de ontvangers. Deel een vragenlijst direct in de vorm van een enquête, poll of quiz met jouw respondenten. Weet je niet waar je moet beginnen of ben je compleet inspiratieloos? Dan helpt Forms je op weg met een aantal sjablonen. Zo’n vooropgezette structuur heeft al een onderwerp met vragen. Zo pas je een tevredenheidsonderzoek onder medewerkers of klanten razendsnel aan. Dit scheelt een hoop tijd en energie. Wil je dat respondenten echt het achterste van hun tong laten zien? Dan kan de optie ‘anoniem’ reageren net het juiste steuntje in de rug zijn. Gaat jouw formulier ook naar externen? Dan komen de antwoorden sowieso anoniem binnen.

Eenvoudig en snel formulieren delen met Forms

Het jaarlijkse personeelsuitje plannen is vaak een ramp en als organisator ben je de pineut. Niet dat we geen zin hebben. In tegendeel zelfs, zo’n feestje staat garant voor gênante vertoningen. Die ene collega die net wat te veel bubbelrosé nuttigt en zich vervolgens compleet belachelijk maakt, is al reden genoeg om op te draven.

Xcellent Forms

Toch heeft een geschikte datum vinden veel voeten in de aarde. Voordat je genoeg reacties hebt en een datum kan prikken, ben je al gauw een paar weken verder. Een stukje gemakzucht ontbreekt. Een los velletje met data en namen dat rondgaat of een Excel bestand bijwerken is natuurlijk ook een enorme logistieke uitdaging. En dat is precies wat Microsoft Forms oplost. Deel een formulier met Forms in de vorm van een poll en jouw respondenten ontvangen een uitnodiging waarin ze met een paar muisklikken aangeven wanneer ze wél en niet kunnen. Iedereen werkt online in Forms en resultaten worden direct bewaard en bijgewerkt. Een datum is snel geprikt en de bubbelrosé kan in de koelkast.

Aankleden en verfraaien

Een droog lijstje met vragen is zo gemaakt. Ook met Forms. Geef je liever wat meer sjeu aan jouw quiz, poll of enquête? Gebruik dan een van de kleurrijke thema’s van Forms of maak een eigen thema. Kies een kleur en achtergrondafbeelding of upload eigen afbeeldingen en video’s om het feestje mooi aan te kleden. Op deze manier kan je ook elke vraag afzonderlijk opvrolijken met eigen beeldmateriaal.

Xcellent Forms

Real-time polls in Teams

Midden in een Teams vergadering en direct spijkers met koppen slaan? Dankzij de integratie met Teams verstuur je een ‘live poll’ naar andere deelnemers. In het chatvenster van Teams verschijnt de poll die meteen wordt bijgewerkt met antwoorden. Zo kan jouw team razendsnel beslissingen nemen.

Unleash the power

Resultaten van wat serieuzere vragenlijsten en onderzoeken kan je met Microsoft Power BI uitgebreid analyseren. Exporteer de resultaten uit Forms naar een Excel formulier, haal ze door Power BI en gebruik de kracht van deze app om data uitgebreid te analyseren. Een beetje overkill als het gaat om kleinschalige onderzoeken, maar Forms kan tot wel 50.000 respondenten meenemen in een onderzoek en Forms pro zelfs nog meer! Een grootschalig onderzoek in de vorm van een enquête naar tevredenheid onder klanten of werknemers, is natuurlijk wél interessant genoeg om een uitgebreide analyse op los te laten.

Microsoft Power Automate

Last but not least: Forms heeft een mooie integratie met Microsoft Power Automate (PA). In PA kan je bepaalde input van Forms gebruiken om een geautomatiseerde actie uit te voeren. In het voorbeeld van het personeelsuitje kan je een actie koppelen aan antwoorden op een specifieke vraag. Om ongewenste tripjes naar het ziekenhuis te voorkomen stel je misschien de volgende vraag in de poll:

“Heb jij allergieën, volg je een dieet of zijn er andere zaken waar we rekening mee dienen te houden?”

Kiest iemand voor ‘ja’, dan kan deze persoon in een tekst vak daaronder het één en ander doorgeven. Met Power Automate geef je aan dat alle antwoorden – waarbij voor ‘ja’ is gekozen én het tekst vak is gevuld met wensen – automatisch worden vastgelegd in een Excel of SharePoint lijst. Zo wordt het voor iedereen een gezellig feestje. Ook voor diegene met een bubbelrosé allergie.

Wil jij meer handige tips ontvangen & op de hoogte blijven van ICT ontwikkelingen?

Wil jij graag meer weten over Microsoft Forms of een van de andere Office 365 apps? Schrijf je dan in op onze nieuwsbrief en blijf op de hoogte van onze nieuwste blogs, events en belangrijke ICT ontwikkelingen. Iedere maand lichten we een Office 365 applicatie uit en delen we op social media wekelijks onze nieuwste blogs. Stay tuned!

Richard Groot Roessink
Als Office 365 specialist bij Xcellent help ik je graag met vragen over het slim inrichten van je ICT omgeving én het optimaal gebruiken van de Office 365 applicaties. Stuur mij een bericht en ik neem contact met je op.

Contact