Xcellent / 31 maart 2020

Tijd voor een lente schoonmaak in je mailbox!

De corona crisis zorgt er bij veel bedrijven voor dat de gemiddelde werkweek er anders uit ziet. Bij de één is het drukker en bij de ander juist een stuk rustiger. Medewerkers moeten wennen aan de nieuwe situatie. Veel werken nu vanuit huis, sommige opdrachten en projecten worden tijdelijk ´on hold´ gezet. Toch hoef je je daardoor niet te vervelen. Maak gebruik van deze ´rustige´ tijden om een lente schoonmaak toe te passen in je online werkomgeving en leer meer over handige Outlook features die jou veel tijd gaan besparen!

Hoe georganiseerd is jouw mailbox eigenlijk?

In de waan van alledag zijn we doorgaans vooral druk met het afronden van taken, het bijwonen van vergaderingen en halen van deadlines. Zaken als je mailbox opruimen schieten er vaak bij in. Tijd om hier nu dus even in te duiken. Hoeveel openstaande mails heb je nog in je mailbox staan en hoe organiseer je deze? Heb je mappen per afdeling, per project of per periode ingericht?

Heb je überhaupt alle mails nog nodig die je bewaard hebt? Hoeveel opslagruimte neemt je huidige mailbox in? Hoe ziet je handtekening eruit; is deze nog up to date? Werken alle links nog? Kortom, hoog tijd om de boel eens goed na te lopen en op te schonen!

mailbox opruimen

Wij geven je een aantal tips voor een beter georganiseerde mailbox. Begin bijvoorbeeld eens bij onderstaande stappen om je mailbox overzichtelijker te maken én te besparen op opslagruimte:

  • Richt mappen in (per taak, project, team, klant of tijdsspanne)
  • Geef mails een kleur (belangrijk-niet belangrijk, intern-extern, to do-afgerond)
  • Sla grote bijlages op in OneDrive of SharePoint en bespaar ruimte in je mailbox
  • Sla belangrijke mails op als PDF bestand in je OneDrive omgeving
  • Stel concept mails op (ideaal voor herhalende werkzaamheden zoals routebeschrijvingen)

Probeer deze handige Outlook opties eens uit!

  • Plan e-mails in voor versturing (bijvoorbeeld heel vroeg in de ochtend)
  • Stel de weergave van e-mails in op conversaties (en bespaar jezelf zoekwerk)
  • Pas je e-mail notificaties aan (alleen pop-ups van urgente mails of van bepaalde afzenders)
  • Verdiep je in handige sneltoetsen (bijvoorbeeld CRTL + R om een mail te beantwoorden)
  • Heetgebakerd type? Stel een standaard vertraging in op je Postvak UIT en voorkom onnodige emotionele e-mails 😉
  • Maak gebruik van digitale Post-its (sneltoets in Outlook omgeving is CRTL + SHIFT + N)
  • Maak gebruik van regels om je postvak automatisch te ordenen (hieronder meer)
  • Gebruik stemknoppen (meerkeuze antwoorden) en bespaar je ontvangers veel onnodig typewerk. Deze optie is erg handig bij uitnodigingen, stemmingen en polls!

mappen ordenen

Laat Outlook je helpen om automatisch jouw mails te ordenen

Wist je dat Microsoft een handige feature heeft ingebouwd in Outlook om jou te helpen je mailbox geordend te houden? Sterker nog, als je deze optie goed instelt, dan scheelt dit je uren tijd in mails ordenen, archiveren en/of verwijderen. De optie waar we het over hebben heet het instellen van ‘regels in Outlook’. Je moet hierbij denken aan het instellen van bepaalde voorwaarden waar een e-mail aan moet voldoen, zodat Outlook de mail automatisch in de juiste folder plaatst.

Het kost even wat tijd het in te richten maar het zal je in de toekomst veel energie en tijd schelen! Zaak dus om dit slim aan te pakken. Bekijk dit filmpje om meer te leren over deze feature.

Wil jij meer Outlook tips met ons delen?

We hopen dat we je hiermee wat fijne tips mee hebben gegeven om voortaan handiger te werken in je Outlook omgeving. Gebruik de tijd die je nu ‘over’ hebt om je mailbox eens goed op te schonen zodat je super efficiënt kunt werken als we weer terug zijn bij business as usual 😉

Heb jij zelf nog handige tips die niet in dit artikel genoemd zijn? Reageer gerust onder dit blog, we vullen onze lijst graag aan!

Xcellent
Bij Xcellent vinden we vitaliteit belangrijk, niet alleen onder onze eigen medewerkers maar ook bij anderen. We inspireren daarom regelmatig met online blogs, infographics en filmpjes.

Contact