Lars Nieuwenhuis / 16 maart 2021

Vijf tips voor gebruik OneDrive Business

De drijvende kracht achter jouw persoonlijke, zakelijke opslagruimte kennen we natuurlijk als OneDrive for Business. Hier bewaar je bestanden die van jou zijn. Bepaal zelf of anderen deze bestanden mogen inzien, reviewen of bewerken. Jij bent heer en meester in OneDrive. Werken met OneDrive Business is dagelijkse prik voor doorgewinterde Office 365-gebruikers en kent weinig geheimen meer. Of toch wel? We nemen het zekere voor het onzekere en geven je 5 tips, zodat jij deze opslagreus nog efficiënter gaat gebruiken. 

xcellent onedrive for business

Tip 1: Word document laten reviewen

Deel een Word-bestand met collega’s of klanten en laat ze jouw tekst reviewen, zónder wijzigingen aan te brengen in de tekst. Advies is altijd welkom, maar om jouw teksten nou meteen helemaal open te stellen is meestal niet nodig. Kies daarom voor de optie ‘open in review mode only’. Anderen kunnen nu suggesties en opmerkingen in het document plaatsen. Op dit moment bestaat deze optie alleen voor Word-documenten (.docx). Later zal dit ook uitgerold worden voor andere bestandstypen, zoals Excel-bestanden en PowerPoint-presentaties.

Tip 2: Gebruik de OneDrive app voor je smartphone

Installeer de OneDrive app op je smartphone (of tablet) en je hebt altijd en overal toegang tot je documenten, foto’s en scans. Handig als je onderweg bent naar een zakenrelatie of klant en je nog iets wilt inscannen en bewaren in OneDrive. Eenmaal op locatie kun je vanuit de app ook deze scanfunctie gebruiken; direct documenten of visitekaartjes inscannen en bewaren in OneDrive Business. Wacht totdat het document een kader krijgt en je kan jouw fotografie skills uit de kast trekken. Druk af met het witte rondje onderaan de app. Geef het document een naam, kies voor uploaden en het document wordt direct bewaard in jouw OneDrive-omgeving. Niet tevreden met het resultaat? Gebruik de knoppen onder in de app voor het bijsnijden en roteren van een scan. Of verwijderen, als het écht een teleurstellende opname was. Download de app voor Windows, iOS of Android-toestellen en de kracht van OneDrive is altijd dichtbij.

Tip 3: OneDrive versie historie

Het is ons allemaal wel eens overkomen. Je opent een bestand en al snel slaat de paniek toe. Je hebt het bestand verkeerd opgeslagen of erger nog: het bestand is beschadigd! Uren noeste arbeid zie je zo door je handen glippen. Dat besef dringt langzaam tot je door en de frustratie bereikt een kookpunt; er zijn laptops voor minder uit het raam gevlogen. Tel even tot 10, want OneDrive heeft een oplossing. Klik linksboven op de bestandsnaam en kies vervolgens voor ‘versie geschiedenis’. Je krijgt nu links in beeld een aantal oudere versies van het bestand te zien. Hier kun je altijd een recente versie terugvinden, zodat je niet helemaal van voren af aan hoeft te beginnen.

xcellent onedrive for business versie historie

Tip 4: Prullenbak als vangnet

Zo nu en dan een grote schoonmaak, daar ontkomt niemand aan. Ook niet in OneDrive. Bestanden die je écht niet meer nodig hebt, kun je verwijderen. Maar wacht even. Wat nou als je per ongeluk een bestand verwijdert wat niet de bedoeling was? Dan heb je mazzel, want OneDrive bewaart verwijderde bestanden 90 dagen in de ‘prullenbak’. Navigeer naar deze map en je zet bestanden eenvoudig weer terug naar je gewone mappenstructuur. Na 90 dagen heb je wel pech en gaan de bestanden definitief door de digitale versnipperaar.

Tip 5: Bestanden opzoeken die je hebt gedeeld in OneDrive Business

Bestanden delen is vaste prik, waarschijnlijk ook in OneDrive. Wil je graag weten welke bestanden je allemaal hebt gedeeld met anderen? Navigeer dan naar OneDrive > Gedeeld > Gedeeld door mij en de complete lijst met gedeelde bestanden verschijnt in beeld. Als eigenaar van het bestand zie je direct wie een bestand heeft bekeken en eventueel heeft aangepast.

Wil jij meer handige tips ontvangen & op de hoogte blijven van ICT-ontwikkelingen? 

OneDrive Business is slechts een van vele handige toepassingen van Office 365 for Business. Wil jij graag nog efficiënter leren werken met Office 365 apps? Volg dan een training bij onze Office 365 specialisten en leer alle fijne kneepjes. Of schrijf je in op onze nieuwsbrief en blijf op de hoogte van de nieuwste blogs, events en belangrijke ICTontwikkelingen. Iedere maand lichten we een Office 365 applicatie uit en delen we op social media wekelijks onze nieuwste blogsStay tuned!

Lars Nieuwenhuis
Als Office 365 specialist bij Xcellent help ik je graag met vragen over het slim inrichten van je ICT-omgeving en het optimaal gebruiken van de Office 365-applicaties. Stuur mij een bericht en ik neem contact met je op.

Contact