Profiel foto Richard Groot Roessink Richard Groot Roessink / 9 maart 2020

Van harde schijf naar OneDrive – ontdek het gemak van werken in de Cloud

De meeste van ons kunnen het zich nog wel herinneren; de goeie ouwe tijd dat je bestanden opsloeg op je harde schijf. Je privé documenten stonden in de home folder en voor gezamenlijke documenten maakten we gebruik van een netwerkschijf. Bestanden delen? Gewoon via de oldschool floppy, cd-rom of later de usb stick. En laten we vooral niet terugdenken aan het RAM-geheugen dat overuren draaide (resulterend in de nodige crashes). Gelukkig was daar dan eindelijk de technologische revolutie (!) en kunnen we nu zorgeloos in de Cloud werken. Wat een gemak!

Mysteries ontrafeld

Alhoewel wij als ICT-geeks heel blij worden van de uitgebreide features, updates en introducties van nieuwe apps, vinden veel gebruikers het lastig om de verschillen te kennen. Wanneer gebruik je wat en hoe gebruik je het zo effectief mogelijk? We nemen je daarom graag mee in de wereld van OneDrive – hét online opslagmedium voor jouw persoonlijk bestanden.

OneDrive – jouw persoonlijke opslagruimte

Denk eens rustig na over alle bestanden die je de laatste tijd hebt opgeslagen. Vaak doe je dit op veel verschillende locaties. Bijvoorbeeld op je bureaublad, je gedeelde online werkomgeving, je telefoon en misschien ook wel op de harde schijf van je computer thuis. Zou het niet handiger zijn om al deze bestanden bij elkaar te hebben in 1 gesynchroniseerde online omgeving?

Sommige documenten houd je nu eenmaal graag voor jezelf; bijvoorbeeld omdat ze echt privé zijn of omdat het werkdocumenten zijn waar je nog mee bezig bent en dus nog niet gedeeld mogen worden. In de ideaal situatie zou je dan je documenten opslaan in een persoonlijke afgeschermde omgeving welke je op ieder moment, en vanaf ieder apparaat, kunt benaderen. Goed nieuws, met OneDrive kan het!

De belangrijkste voordelen van OneDrive

  • 24/7 toegang tot je persoonlijke documenten
  • Overal ter wereld je documenten kunnen openen én bewerken
  • Documenten delen met internen én externen
  • Real-time bestanden synchroniseren vanuit verschillende locaties
  • Bereikbaar via de browser, app, Microsoft Teams en zelfs vanuit Verkenner
  • Bestanden zijn ook offline te bekijken
  • Afgeschermd voor anderen, alleen jij hebt toegang

Laten we wat verder ingaan op de mogelijkheden van OneDrive. We kunnen ons namelijk voorstellen dat je door de bomen het bos niet meer ziet. Werken in de Cloud, online samenwerken, real-time documenten delen; dat kon je toch ook met SharePoint en Teams? Klopt helemaal! En tóch gebruik je deze voor andere doeleinden.

OneDrive

Verschil met andere Office 365 applicaties

Het verschil zit hem vooral in het publiek waarvoor de applicaties gebouwd zijn. Zowel Teams, als OneDrive en SharePoint zijn bedoeld om samen te werken en bestanden te kunnen delen, maar het publiek is anders. Vanuit Xcellent geven we regelmatig trainingen over het gebruik van Office 365 applicaties en wij leggen het graag als volgt uit:

  • Ik -> OneDrive (jouw persoonlijke omgeving)
  • Wij -> Teams (samenwerken in teamverband)
  • Ons -> SharePoint (samenwerken met de gehele organisatie)

De bestanden in OneDrive zijn dus voor jou alleen inzichtelijk. Dit betekent echter niet dat je je bestanden niet kunt delen met collega’s. Dit kan namelijk op eenvoudige wijze, lees verder.

Eenvoudig bestanden delen in OneDrive

Je opent een bestand (of een complete map) en klikt op ‘delen’. OneDrive maakt dan een link aan, welke je kunt mailen naar degene met wie je het bestand wilt delen. Dat kan je freelance vormgever zijn met wie je de nieuwste logo’s wilt delen of je leidinggevende waarmee je graag je jaardoelen wilt delen; jij bepaalt wie er toegang krijgt tot het bestand.

Sterker nog, je kunt er zelfs een verloopdatum aan vast hangen! Denk bijvoorbeeld aan een medewerker die bijna uit dienst gaat of een deadline die binnenkort verstrijkt. Daarnaast kun je ook de rechten bepalen van de ontvanger, bijvoorbeeld door een alleen-lezen optie toe te voegen.

Een ander belangrijk voordeel van OneDrive is dat de ontvangen van de link zelf geen Office 365 pakket hoeft te hebben. De link opent namelijk ook gewoon in de browser. Handig voor klanten of collega’s die niet zo thuis zijn in het moderne werken 😉

Alles wordt real-time gesynchroniseerd en gebundeld op 1 locatie

Indien je OneDrive automatisch je bestanden laat synchroniseren, dan zorgt OneDrive ervoor dat alle bestanden die jij opgeslagen hebt (van belangrijke presentaties tot foto’s van die uit de hand gelopen vrijdagmiddag borrel) worden geüpload naar jouw OneDrive omgeving. Benader je een bestand vanuit een andere locatie, bijvoorbeeld vanuit je bureaublad of je documenten folder? Geen probleem, indien je wijzigingen hebt aangebracht, synchroniseert OneDrive het bestand direct. Zo vind je in je OneDrive omgeving altijd je meest up-to-date versie. Makkelijk toch?

OneDrive

Offline werken in OneDrive

We noemden al eerder het voordeel dat je met OneDrive 24/7, overal ter wereld én op ieder apparaat toegang hebt tot je persoonlijke documenten maar OneDrive bied je ook de mogelijkheid om offline je bestanden in te zien. Dat kan reuze handig zijn, bijvoorbeeld wanneer je onderweg bent in het vliegtuig naar je zakelijke afspraak of als je ergens bent waar het wifi signaal te zwak is.

Heb je in de offline modus wijzigingen aangebracht in documenten? Geen probleem, zodra je apparaat weer verbinding heeft met internet zal deze de documenten direct synchroniseren.

Ben jij klaar voor next level OneDrive?

We hopen natuurlijk dat je al met OneDrive werkt en dat we je door dit blog wat meer duidelijkheid hebben kunnen geven over de functionaliteiten. Ben je enthousiast geraakt en wil je graag meer leren over het gebruik van deze app? Stay tuned, in het volgende blog geven we je namelijk toffe tips en tricks over OneDrive!

Wil jij meer handige tips ontvangen & op de hoogte blijven van ICT ontwikkelingen?

Wil jij graag meer weten over Microsoft Teams of één van de andere Office 365 apps? Schrijf je dan in op onze nieuwsbrief en blijf op de hoogte van onze nieuwste blogs, events en belangrijke ICT ontwikkelingen. Iedere maand lichten we een Office 365 applicatie uit en delen we op social media wekelijks onze nieuwste blogs.

Profiel foto Richard Groot Roessink
Richard Groot Roessink
Als Office 365 specialist bij Xcellent help ik je graag met vragen over het slim inrichten van je ICT omgeving én het optimaal gebruiken van de Office 365 applicaties. Stuur mij een bericht en ik neem contact met je op.

Contact