Samenwerken met externen 

Je nodigt anderen uit samen in bestanden te werken op SharePoint, OneDrive for Business of in Teams. Niet alleen collega’s maar ook externen, zoals klanten of leveranciers. Extern bestanden delen is eigenlijk een ‘piece of cake’, maar hier kleven wel meer risico’s aan. Wat als privacygevoelige informatie in verkeerde handen valt? Mag je bepaalde informatie wel zomaar extern delen? En met wie allemaal? Een set aan spelregels en randvoorwaarden is zeker geen overbodige luxe. Elke organisatie dient hier goed over na te denken. Hiervoor kan je als organisatie een Governance model gebruiken waarin je vastlegt welke rollen en verantwoordelijkheden werknemers krijgen. Zo wordt veilig data delen voor iedereen duidelijk en voorkom je nare verrassingen. 

Voorkomen is beter dan genezen 

Samen werken in bestanden en documenten is een van de pijlers van Office 365. Dit zorgt voor een flinke efficiëntieslag, maar kan ook problemen opleveren. Zeker niet alle bestanden zijn namelijk bedoeld voor ogen van buitenaf. Deze toegang wil je als organisatie zo goed mogelijk dichttimmeren. Om te beginnen moeten de security instellingen goed staan: bestanden die absoluut niet gedeeld mogen worden met externen, scherm je hier af. Zo voorkom je dat iemand ‘per ongeluk’ iets extern deelt wat eigenlijk helemaal niet mag. 

Meerdere wegen leiden naar Rome 

Adoptie op het gebied van ‘security en compliance’ is de volgende stap. Leer werknemers hoe ze op een eenvoudige en veilige manier data delen met externen. Gewoon vanuit de vertrouwde Office365 omgeving. We willen namelijk voorkomen dat werknemers open source apps, zoals DropBox of WeTransfer gebruiken. Niet dat deze alternatieven per definitie onveilig zijn, maar er kleven wel een andere nadelen aan: 

• Wanneer data eenmaal buiten Office365 de organisatie verlaat, gaat daarmee ook direct de grip overboord. Een externe kan er in principe alles mee doen, zoals doorsturen naar anderen. En dat is over het algemeen niet wenselijk. 
• De kracht van Office365 zit in het samen werken in een bestand of document, ook met externen. Met alternatieve apps stuur je kopieën van documenten heen en weer, waardoor je als het ware langs elkaar heen werkt en er meerdere versies ontstaan. 

Dus, delen doen we gewoon vanuit de Office365 omgeving. Bewaar bestanden waarin je wilt samenwerken met externen op de volgende locaties: 

• OneDrive for Bbusiness 
• SharePoint 
• Teams 

Stukje training kan geen kwaad 

De ene medewerker is de andere niet. Ook al heeft jouw organisatie het digitale oerwoud goed afgeschermd in de security instellingen. Het kan onbedoeld toch misgaan met extern delen van (gevoelige) data. Een training of cursus op het gebied van ‘security en compliance’ verkleint dit risico. Medewerkers leren hoe ze op een eenvoudige manier data delen met externen, volgens de spelregels en randvoorwaarden van jouw organisatie. De Office 365 experts van Xcellent kunnen jouw organisatie hierbij helpen door trainingen te verzorgen en security checks uit te voeren.

Wil jij meer handige tips ontvangen & op de hoogte blijven van ICT ontwikkelingen?

Wil jij graag meer weten over security & Office 365 applicaties? Schrijf je dan in op onze nieuwsbrief en blijf op de hoogte van onze nieuwste blogs, events en belangrijke ICT ontwikkelingen. Iedere maand lichten we een Office 365 applicatie uit en delen we op social media wekelijks onze nieuwste blogs. Stay tuned!