Lars Nieuwenhuis / 30 maart 2021

Vijf tips voor Outlook

Outlook stroomlijnt jouw e-mails, agenda, contactpersonen, taken en meer. Alles op één plek en altijd bij de hand. Op kantoor, thuis en onderweg. Met wereldwijd honderden miljoenen gebruikers zijn er vele tips voor Outlook om jouw productiviteit nog verder te boosten. Goed advies slaan we natuurlijk niet in de wind. Daarom geven we vandaag 5 tips voor Outlook om jouw zakelijke communicatie nog makkelijker te maken. 

1. Gebruik de Planningsassistent

Voorkom onnodig heen-en-weer mailen met collega’s en gebruik de handige planningsassistent om een vergadering in te plannen. Maak een gebeurtenis aan in de Outlook Agenda en selecteer collega’s die je wilt uitnodigen voor de meeting. Gebruik nu de tijdkiezer van de planningsassisent en sleep de gebeurtenis over verschillende tijdvakken in jouw Agenda. Wordt het tijdvak groen? Bingo! Iedereen is beschikbaar. Wacht niet te lang met inplannen: tijd is schaars en voor je het weet moet je weer op zoek naar een ander moment!

xcellent outlook planning

Tip: ook externen uitnodigen voor een meeting? Gebruik dan de handige Outlook FindTime plug-in!

2. Wijzig jouw ‘swipe’ voorkeuren voor de mobiele Outlook-app

Naar links of naar rechts swipen is het vaak het verschil tussen wel of niet door naar de volgende ronde. Of zijn we nu in de war met datingapps? Anyway, in de mobiele Outlook-app kun je zelf aangeven welke consequenties er hangen aan naar rechts of naar links swipen. Open de instellingen en selecteer ‘Swipe-opties’. Kies nu welke voorkeursacties je wil toewijzen aan links of rechts:

  • Markeren als gelezen;
  • Markeren als ongelezen;
  • Verwijderen;
  • Archiveren;
  • Vlag toevoegen.

3. Aandacht van een collega trekken met @vermeldingen

Stuur je een e-mail of uitnodiging voor een vergadering naar meerdere collega’s, maar wil je vooral de aandacht trekken van één bepaald persoon? Gebruik dan de handige @vermeldingen-functie van Outlook. Typ het ‘@’ symbooltje ergens in de tekst van de e-mail en daarna direct – zonder spatie – de naam van de gelukkige. Deze persoon wordt nu heerlijk in het zonnetje gezet. En dat is zichtbaar op meerdere plekken:

  • De naam krijgt een felle kleur in het tekstgedeelte (of in de uitnodiging voor een vergadering);
  • Ook verschijnt deze naam automatisch in het ‘aan’ vak van het e-mailbericht;
  • De ontvanger die is uitgelicht ziet naast het berichtonderwerp in Postvak IN het ‘@’ symbool. Geen ontkomen meer aan dus.

4) Op reis naar een ver oord? Stel een tweede tijdzone in!

Werk je veel samen met externe partijen die de zon eerder of later zien opkomen? Of ga je straks – als het weer kan na alle Corona perikelen – op zakenreis naar een andere tijdzone? Stel dan een tweede tijdzone in. Open je Outlook Agenda, ga naar ‘instellingen’ en kies voor ‘tijdzone wijzigen’. Maak hier een tweede tijdzone aan en de rest is geschiedenis. Voortaan heb je meer zicht op het dag- en nachtritme van de andere tijdzone. Handig als je op reis gaat. Zo loopt jouw Outlook Agenda meteen synchroon met de nieuwe klok als je aankomt. Ook toon je misschien meer begrip voor collega’s en externen die in het buitenland vertoeven en niet direct op e-mails reageren. Waarschijnlijk is het daar slumbertime.

xcellent tips outlook op reis

N.b. Gebruik je de desktopversie van Outlook? Dan vind je de instellingen voor tijdzones via ‘Bestand >Opties >Agenda’

5) Dicteerfunctie: Spraak-naar-tekst

Voor jouw vingers voelt een toetsenbord waarschijnlijk net zo vertrouwd aan als de structuur van een boterham.  Toch kan een klein intermezzo geen kwaad. Laat het toetsenbord even voor wat het is en ontdek de dicteerfunctie van Outlook. Voor deze handige spraak-naar-tekst functie heb je alleen een microfoon en een stabiele internetverbinding nodig. En je eigen stem natuurlijk. Of die van iemand anders als je de luxe hebt deze handeling te delegeren. De dicteerfunctie ondersteunt (dus herkent) ook de Nederlandse taal.

Het werkt als volgt: Maak een ‘nieuw e-mailbericht aan en ga naar ‘bericht > dicteren’. Wacht even tot de rode microfoonknop verschijnt. Klik erop en de spraakwaterval mag stromen. Vertel je verhaal en spreek leestekens en interpuncties ook daadwerkelijk uit, bijvoorbeeld ‘punt’ of ‘komma’. Na een punt begint het volgende woord automatisch met een hoofdletter. Nieuwe alinea? Spreek dit verlangen uit en it shall be done.

Hieronder volgen enkele handige spraakcommando’s, mocht jouw verhaal niet in een keer feilloos op het scherm verschijnen.

  • Woord verwijderen -> verwijder [woord] (het daadwerkelijke woord welteverstaan);
  • Cursor verplaatsen achter laatst opgegeven woord/teken -> ga achter [woord] staan of ga naar het einde van alinea;
  • Terug naar vorige woord/alinea -> ga terug naar het vorige woord of ga omhoog naar de vorige alinea;
  • Terug naar begin woord/eerste teken voor woord -> naar het begin van het woord gaan.
    Cursor verplaatsen naar begin eenheid tekst -> ‘ga ervoor staan’ of ‘ga naar begin van alinea’.

Volg een Office 365 training bij een van onze specialisten

Met deze 5 tips voor Outlook ben je op de goede weg. Wil je meer weten over efficiënt werken met Outlook en andere Office 365 apps? Volg dan een training en we leren je alle fijne kneepjes. Vraag gerust een adviesgesprek aan bij een van onze Office 365 specialisten.

Wil jij meer handige tips ontvangen & op de hoogte blijven van ICT-ontwikkelingen? 

Wil jij graag meer tips voor Outlook of een van de andere Office 365 apps ontvangen? Schrijf je dan in op onze nieuwsbrief en blijf op de hoogte van onze nieuwste blogs, events en belangrijke ITontwikkelingen. Iedere maand lichten we een Office 365 applicatie uit en delen we op social media wekelijks onze nieuwste blogsStay tuned!

Lars Nieuwenhuis
Als Sales Director bij Xcellent help ik je graag met vragen over het slim inrichten van je ICT-omgeving en het optimaal gebruiken van de Office 365-applicaties. Stuur mij een bericht en ik neem contact met je op.

Contact