Informatie staat overal en nergens

Zoeken naar informatie kost je enorm veel tijd en zorgt bij de meeste mensen voor veel ergernis. Kortom, verstrooidheid van informatie over diverse locaties. Het ene document staat op SharePoint, het andere op de gedeelde schijf of, erger nog, op iemands persoonlijk OneDrive omgeving of bureaublad.

Oplossing: maak goede werkafspraken met je team (of beter nog, organisatie) en leg vast hoe en waar jullie bestanden opslaan. Idealiter wordt dit proces zo ingericht dat het je zelfs tijd bespaart om je bestanden op die gegeven locatie op te slaan, bijvoorbeeld met automatisering. Dat faciliteert de gedragsverandering en zorgt in ieder geval voor een verlaagd stressniveau 😉

Inbox vol met reply to all mails

Deze kennen we allemaal wel. Alsof onze inbox nog niet vol genoeg zit, word je ook nog eens bestookt met talloze mails die er helemaal niet toedoen. Enkele, of soms wel tientallen collega’s die allemaal gaan reageren op een bepaalde mail, en hun antwoord ook nog eens naar alle respondenten in de mail sturen. Vervelend en vaak onnodig.

Oplossing: verplaats dit soort (interne) communicatie richting Teams & tag daarin de personen die hieraan moeten deelnemen. Je hebt dan in 1 overzicht alle informatie én de gehele geschiedenis van het gesprek.

Mensen die door elkaar heen praten in Teams meetings

Nu we massaal digitaal werken én vergaderen nemen we regelmatig deel aan video meetings. Soms met kleine groepen, soms met grote. Niks irritanter dan mensen die door elkaar heen praten. Als je pech hebt, zit er ook nog eens ruis op de lijn en heb je zelfs te maken met meerdere mensen die door elkaar heen praten. Kan dat niet anders? Jazeker.

Oplossing: binnen Teams kun je namelijk gewoon je hand opsteken, net als op school 😉 Dit is een relatief nieuwe functie en bedoeld om dit soort irritaties weg te nemen. Op deze manier kun je namelijk wél de aandacht opeisen zonder direct door het gesprek heen te spreken. Daarnaast raden we aan om, als je niet aan het woord bent, je telefoon op mute te zetten. Zo behoud je een kraakheldere meeting.

Afgeleid worden door inkomende mails

Ook dit is een herkenbare, je hebt eindelijk de tijd en rust gevonden om ongestoord aan die belangrijke mail, presentatie of begroting te werken en dan krijg je om de haverklap meldingen van nieuwe inkomende mails. Om het nog erger te maken, vaak zijn dit nog reply to all mails ook!

Oplossing: Outlook bied je een handige concentratie modus. Je kunt de meldingen dus voor een bepaalde tijd, of gewoon voor altijd, uitzetten. Je kunt dan je mails gewoon bekijken én beantwoorden wanneer het jou uitkomt. Is het heel urgent? Dan kan die collega je gerust bellen of een bericht sturen via Teams. Weer een ergernis opgelost!

Hoe onthoud je ál die wachtwoorden?

Tsja, laten we wel wezen. In een gemiddelde werkomgeving moet je minimaal 5 wachtwoorden paraat hebben om überhaupt in te loggen, je tools te kunnen gebruiken of om je uren registratie te kunnen doen bijvoorbeeld. En dan rekenen we de web tools die je gebruikt nog niet eens mee!

Oplossing? Maak gebruik van een goede passwordmanager. Deze onthoudt niet alleen je wachtwoorden maar doet ook nog eens suggesties voor veilige wachtwoorden. Soms onthoudt deze zelfs ook je bank of creditcard details, handig als je vaak producten of diensten af moet sluiten voor je bedrijf! Meer lezen over de beste passwordmanagers?

Heb je überhaupt geen zin meer in ál die wachtwoorden? Vraag dan je ICT-beheerder om een SSO-account. Hiermee gebruik je slechts 1 inlog voor al je applicaties en werk je super veilig. Meer lezen over slimme inlogmethodes? Lees hier ons blog over multi-factor authenticatie.

Wil jij meer handige tips ontvangen & op de hoogte blijven van ICT ontwikkelingen?

Wil jij graag meer weten over slim werken of meer achtergrond info ontvangen over één van de Office 365 apps? Schrijf je dan in op onze nieuwsbrief en blijf op de hoogte van onze nieuwste blogs, events en belangrijke ICT ontwikkelingen. Iedere maand lichten we bijvoorbeeld een Office 365 applicatie uit en delen we op social media wekelijks onze nieuwste blogs dus stay tuned!